Czy wydatki związane z podróżami służbowymi, utrzymaniem domu letniskowego i wyjazdem na zasłużony odpoczynek objęte są ulgami podatkowymi? Czy możemy połączyć przyjemne z pożytecznym, to znaczy załatwianie interesów z wypoczynkiem? Okazuje się że tak, ale pod pewnymi warunkami.
Wydatki związane z podróżą
(travel expenses)
Z punktu widzenia prawa podatkowego travel expenses definiowane są jako wydatki racjonalne i konieczne (reasonable and necessary) związane z podróżą z dala od domu w celu załatwienia spraw biznesowych. Oczywiście, nie możemy odpisać sobie nadmiernych i rozrzutnych wydatków. Podróżujemy z dala od domu jeśli:
- ‑nasze obowiązki wymagają abyśmy byli z dala od naszego tax home przez okres dłuższy niż jeden dzień,
- ‑musimy mieć możliwość wyspania się lub odpoczynku, kiedy jesteśmy z dala od domu aby zaspokoić wyzwania pracy (drzemka w samochodzie nie jest wystarczająca).
Aby móc odpisać wydatki zwiazane z podróżą musimy określić miejsce naszego domu podatkowego ( tax home). Generalnie, naszym tax home będzie miasto lub rejon, gdzie znajduje się nasz biznes, bez względu na to gdzie jest nasz dom rodzinny. Jeśli mamy więcej niż jedno regularne miejsce biznesu, naszym domem podatkowym będzie główne miejsce biznesu, określone przez, między innymi, czas spędzony, stopień naszej aktywności, wielkość zarobków, itp.
Przykład:
Wyobraźmy sobie, iż mieszkamy w Chicago i pracujemy tutaj 12 tygodni. Przez resztę roku pracujemy dla tego samego pracodawcy w New York, gdzie mieszkamy w hotelu oraz jemy w restauracji. Nasza pensja jest taka sama, bez względu na miejsce pobytu. Ponieważ, wiekszość czasu pracowaliśmy w New York oraz przeważająca część naszego wynagrodzenia również została zarobiona w tym mieście, naszym tax home jest New York. Nie możemy odliczyć sobie wydatków związanych z wyżywieniem oraz noclegiem w tym mieście. Niemniej jednak, kiedy wrócimy do Chicago, jesteśmy z dala od naszego tax home, mimo że mieszkamy w naszym domu rodzinnym. W związku z tym, możemy odpisać jako travel expense koszt podróży na trasie New York - Chicago - New York oraz część wydatków związanych z noclegiem i posiłkami.
No dobrze, zapyta ktoś. A co będzie wtedy, gdy nie mamy regularnego i głównego miejsca naszego biznesu? Wtedy naszym tax home będzie miejsce, w którym regularnie mieszkamy. Możemy odliczyć koszty podróży jako wydatki biznesowe, jeśli spełnimy wszystkie trzy warunki:
1. ‑wykonujemy część naszych obowiązków związanych z pracą w miejscowości, gdzie mamy dom/mieszkanie rodzinne, w którym nocujemy,
2. ‑mamy wydatki związane z utrzymaniem swojego domu rodzinnego ( mortgage, światło/gaz, podatek od nieruchomości, itp.) oraz koszty związane noclegiem, gdyż nasze obowiązki wymagają abyśmy byli zdala od naszego domu (proszę zwrócić uwagę iż płacimy tutaj podwójnie za przyjemność wyspania się),
3. ‑nie porzuciliśmy naszego domu rodzinnego, który jest naszą bazą noclegową.
Na koniec załóżmy, że nie mamy regularnego miejsca biznesu i nie mamy rownież miejsca, gdzie na stałe mieszkamy. W takim wypadku jesteśmy traktowani jako osoba przejezdna i nasz tax home znajduje się tam gdzie pracujemy. Jako osoba przejezdna nie możemy odpisać kosztów podróży, ponieważ nigdy nie jesteśmy z dala od swojego tax home.
Łacząc biznes z przyjemnością możemy odliczyć 100% kosztów podróży i noclegu. Generalnie, odpis posiłków biznesowych jest limitowany do maksymalnie 50%.
Jakie warunki muszą być spełnione?
Podstawowym celem wyjazdu winnen być biznes, ale wolno nam w tym czasie oddać się przyjemnościom - opalać się, pływać w oceanie, grać w golfa, zwiedzać, itp.
Uwaga:
nie liczmy weekendów i świąt jako dni personalnych, jeśli biznes rozpoczął się przed i był kontynuowany po dniu wolnym od pracy. Lista wydatków związanych z podróżą, które możemy odpisać wygląda następująco:
- ‑koszt przejazdu od miejsca zamieszkania do miejsca załatwienia biznesu,
- ‑należność za przejazd taksówką, autobusem czy airport limousine,
- ‑opłata za przechowanie bagażu oraz wysyłkę materiałów i próbek,
- ‑aktualne koszty utrzymania samochodu lub użycie standard mileage (34.5 centa w roku 2001) plus opłata za parking i przejazd autostradą,
- ‑opłata za pobyt w hotelu/motelu oraz za posiłki (limitowana do 50%),
- ‑wydatki za pralnię, biznesowe rozmowy telefoniczne,
- ‑napiwki zapłacone razem z wydatkami znajdującymi na powyższej liście,
- ‑inne: opłata za czynności stenografujące, wypożyczenie komputera, itp.
Podróż krajowa
Możemy odpisać całkowity koszt przejazdu jeśli nasza podróż była stricte biznesowa. Jeśli przedłużymy sobie pobyt na odpoczynek czy zwiedzanie ciekawych miejsc, możemy odliczyć koszt podróży tam i z powrotem oraz wydatki biznesowe, które ponieśliśmy w miejscu gdzie załatwialiśmy swój biznes.
Przykład:
Podróżujemy samolotem do Atlanty w celach biznesowych na 7 dni i spędzamy dodatkowe 2 dni na zwiedzanie. Koszt biletu w obie strony, hotelu oraz posiłków przez 7 dni możemy odpisać jako wydatki biznesowe. Jeśli nasze spotkania biznesowe zajmą nam 3 dni i postanowimy przedłużyć sobie nasz pobyt o 7 dni, będziemy mogli odpisać sobie tylko koszt noclegu i posiłków poniesionych przez 3 dni.
Podróż zagraniczna
Jeśli podróżujemy w celach biznesowych za granicę przez okres dłuższy niż tydzień i spędzimy więcej niż 25% czasu na działalność nie związaną z biznesem, możemy odpisać tylko procent naszych wydatków związanych z podróżą, wyliczony poprzez podzielenie dni biznesowych przez całkowitą ilość dni pobytu za granicą.
Przykład:
Wyjechaliśmy w celach slużbowych z Chicago do Warszawy na okres 10 dni, z tego 6 dni spędziliśmy na załatwienie biznesu. Możemy odpisać 60% kosztu biletu lotniczego, hotelu i posiłków. Jeśli wyjedziemy za granicę w celach biznesowych na okres tygodnia lub krócej i mniej niż 25% wszystkich dni jest użyte na załatwienie spraw personalych, to całkowity koszt podróży, pobytu w hotelu i posiłków może być odpisany.
Na marginesie chciałbym dodać, iż opłacalne jest zabranie ze sobą osoby towarzyszącej, gdyż podróż dwóch osób niewiele jest droższa od podróży w pojedynkę. W przypadku:
- ‑jazdy samochodem w obie strony, odliczamy pełny koszt podróży niezależnie od tego czy jechaliśmy sami czy też z rodziną
- ‑lotu samolotem, odliczamy koszt pełnego biletu (dla jednej osoby) mimo iż pakiet rodzinny dostaliśmy za niewielką dopłatą
- ‑wynajęcia pokoju dwu lub trzyosobowego, możemy odliczyć tylko koszt wynajęcia pokoju
- ‑jednoosobowego. Warto wziąć z hotelu broszurkę zawierającą ceny różnych pokoi aby w razie kontroli IRS można było wykazać koszt noclegu w pokoju jednoosobowym.
Podróż związana
z poszukiwaniem pracy
Możemy odpisać koszt podróży, noclegu oraz posiłków, jeśli jesteśmy w trakcie poszukiwania pracy w naszym zawodzie. Natomiast nie możemy odpisać sobie travel expense, jeżeli szukamy pracy po raz pierwszy w naszym zawodzie lub szukamy pracy w nowym zawodzie.
Podróż dla właścicieli nieruchomości
Wyobraźmy sobie, iż mieszkamy w Chicago oraz jesteśmy właścicielami domu lub condominium na przykład w Miami. Raz albo dwa razy w roku jedziemy na Florydę. Jeśli celem naszego wyjazdu jest doglądnienie naszego interesu (zebranie czynszu, konserwacja naszej posesji) to koszt przejazdu oraz pobytu możemy odpisać jako wydatki biznesowe (rental expense).
Dom wakacyjny
Możemy odliczyć również koszt pożyczki na dom (mortgage interests) oraz podatek od nieruchomości na formie 1040 (schedule A), podobnie jak w przypadku naszego domu rodzinnego (principal residence). Większe ulgi podatkowe czekają na nas, jeśli wynajmiemy nasz dom lokatorom. Naturalnie, przyjdzie nam zgłosić nasz dochód z wynajmu, ale w zamian bedziemy mogli odliczyć koszty utrzymania domu i jego deprecjację. Procent odliczanych kosztów będzie zależny od tego ile dni sami użytkowaliśmy nasz dom. Załóżmy, iż korzystaliśmy z naszego domu przez 10 dni, a na okres trzech miesięcy (90 dni) wynajeliśmy go lokatorom. Przez resztę roku nasz dom stał pusty. W tej sytuacji możemy odliczyć sobie 90% kosztów związanych z utrzymaniem domu.
Jako ciekawostkę chciałbym podać, iż zarówno nasz jacht lub pojazd rekreacyjny może kwalifikować się jako drugi dom, jeżeli znajdują sie w nim pomieszczenia mieszkalne: kuchnia, łazienka i sypialnia.
Kto może odpisać sobie
koszty podróży?
Do odpisów tax-deductible uprawnieni są:
- ‑ludzie biznesu tzw . self-employed, koszty podróży są odliczane bezpośrednio na Schedule C,
- ‑osoby poszukujące pracy w swoim zawodzie oraz pracownicy delegacji służbowych. Nie zwrócone przez pracodawcę koszty podróży odliczane są na formie 2106 po przekroczeniu 2% progu AGI (Adjusted Gross Income). Dotyczy to wyłącznie osób, które wyliczają swoje ulgi podatkowe na Schedule A. Aby uzyskać korzyść podatkową, suma łącznych odpisów winna być większa niż standard deduction ($7,600 dla małżeństwa i $4,550 dla osoby rozliczającej się osobno w roku 2001)
- ‑właściciele domów wynajmowanych lokatorom, koszty podróży odliczane są bezpośrednio na Schedule E
Jak widać, urząd podatkowy patrzy przychylnym okiem na podatników, którzy w pogoni za załatwieniem spraw biznesowych wykorzystują wolny czas na odpoczynek. Nie zapomnijmy jednak zgromadzić odpowiedniej dokumentacji (rachunki, potwierdzenia wynajęcia hotelu, zakupu biletu lotniczego lub posiłku opłacanego kartą kredytową, canceled checks).
Na koniec, chciałbym wszystkim czytelnikom Monitora życzyć błękitnego nieba i udanych wakacji z dala od domu.
