Dlaczego QuickBooks?

Często spotykam się z opinią, że prowadzenie rachunkowości firmy jest jednym z najmniej lubianych obowiązków wielu właścicieli oraz pracowników biznesów. Opinie te wyrażają osoby, które nie mają z reguły przygotowania do pracy w tej dziedzinie, a są zmuszone w jakimś stopniu do wykonywania części obowiązków związanych z prowadzeniem rachunkowości firmy. Sy­tuacja jest jeszcze gorsza jeżeli system rachunkowości firmy nie jest skomputeryzowany. Często prowadzenie rachunkowości w systemie manualnym odbywa się bez żadnej struktury narzuconej przez profesjonalnych księgowych lub przez przepisy podatkowe, tak jak to jest w Polsce lub wielu innych krajach europejskich. W wyniku braku formalnego systemu prowadzenia ra­chu­nkowości firmy, informacje finansowe używane do rozliczeń podatkowych są często niedokładne, a może to spowodować problemy podczas ewentualnej weryfikacji tych rozliczeń przez urząd podatkowy.

W przeszłości małe biznesy, czyli ponad 90% firm działających na rynku amerykańskim, nie miały dużego wyboru jeżeli chodzi o systemy do prowadzenia rachunkowości na komputerze. Ceny mikrokomputerów były wysokie, sięgały nawet kwoty $20,000, a ich mo­żliwości były ograniczone. W latach sie­de­mdziesiątych najtańszy komputer firmy IBM kosztował ponad dzie­sięć tysięcy dolarów. Komputery sprze­da­wane przez nie­które inne firmy ( Apple, Commodore, Atari, Tandy) by­ły tańsze, ale ich możliwości nie były imponujące. Dlatego też, według danych opubliko­wanych przez fir­mę International Data, w Stanach Zje­dnoczonych sprzedano w roku 1980 tylko około 327,000 mikrokomputerów (w stylu desk-top).

Wszystko zmieniło się w 1981 roku, po tym jak firma IBM wprowadziła na rynek pierwsza wersje komputera typu PC wraz z nowym systemem operacyjnym - DOS (Disk Operating System). Komputer ten można było nabyć po konkurencyjnej, jak na tamte czasy cenie, od $1,565 za najprostszy model - do ponad $6,000 za najbardziej zaawansowany. Wraz z nowym komputerem firma IBM udostępniła możliwość nabycia praktycznych programów (do pisania, liczenia, bawienia się, itp) działających w nowym systemie operacyjnym. Poza tym firma IBM umożliwiła innym firmom możliwość napisania dodatkowych programów funkcjonujących w systemie DOS. Jednym z tych nowych programów wprowadzonych na rynek równocześnie z nowym komputerem IBM-PC był program Peachtree. Był to zaawansowany, jak na tamte czasy, program do prowadzenia rachunkowości firmy przy użyciu komputera. Firma Peachtree, założona w roku 1976, została wybrana przez IBM do zaprojektowania programu do prowadzenia rachunkowości małych firm w nowym systemie operacyjnym, który miał być podporą nowego komputera (IBM-PC) nad którym firma IBM pracowała w sekrecie pod koniec lat siedemdziesiątych.

Nowy komputer IBM wraz z jego wersjami produkowanymi na licencji IBM przez inne firmy, pobił wszelkie rekordy popularności i stał się nowym standardem dla wielu firm oraz osób pragnących pracować na mikrokomputerach. Program Peachtree umożliwił ty­siącom biznesów skomputeryzowanie swoich systemów rachunkowości. W miarę upływu czasu pojawiło się wiele innych programów o podobnym profilu. Naj­bardziej znane z nich były między innymi: DacEasy, Accpac, One Write Plus, MYOB oraz Pacioli. Wię­kszość z tych programów kosztowało poniżej $500, tak więc cena nie stanowiła dużej bariery do skomputeryzowania rachunkowości małych firm. Pod koniec lat 80. ilość programów oferujących możliwość skomputeryzowania rachunkowości biznesów wynosiła już kilkadziesiąt. W wyniku tego zaostrzyła się konkurencja, co pomogło w utrzymaniu niskich cen programów, ale także zrobiło się ciasno na tym rynku, co często utrudniało konsumentowi podjęcie decyzji odnośnie zakupu odpowiedniego programu.

W pierwszej połowie lat 90. nastąpiły dwie ważne zmiany na rynku oprogramowań do prowadzenia rachunkowości małych firm.

Pierwszą z nich były próby wprowadzenia nowych wersji programów, które działały w systemie operacyjnym Windows. Wersje te okazały się znacznie łatwiejsze w obsłudze niż wersje funkcjonujące w systemie operacyjnym DOS. Do końca lat 90. ogromna większość programów sprzedawanych na rynku pracowała w systemie Windows. Firmy, które miały problemy z przepisaniem swoich programów pod system Windows lub zrobiły to zbyt pózno straciły swoją pozycję na rynku.

Drugą zmianą było wypuszczenie na rynek w roku 1992 przez firmę Intuit programu QuickBooks. Na początku była to wersja napisana w systemie DOS. Program QuickBooks był częściowo podobny do swojego starszego kuzyna, programu Quicken, który od 1984 był i jest obecnie najbardziej popularnym programem używanym do analizy finansów osobistych.

Program QuickBooks dość szybko zyskał uznanie ekspertów oraz użytkowników. Jego popularność wzro­sła jeszcze bardziej po tym, jak został wydany w wersji Windows. Był on nieco łatwiejszy w obsłudze od programu Peachtree, jakkolwiek możliwości obydwu programów były porównywalne. Pod koniec lat 90. Quick­Books był już najbardziej popularnym programem na rynku w swojej kategorii. Podczas gdy QuickBooks był cały czas własnością jednej, stabilnej finansowo firmy, firma Peachtree była sprzedana dwa razy podczas lat 90., co na pewno nie pomogło jej w konkurowaniu na rynku. Ostatnim "gwoździem" do trumny konkurencji był chyba sukces firmy Intuit w przekonaniu tysięcy zawodowych księgowych do tego, że program ten jest wystarczająco dobrym, aby go śmiało polecać klientom.

Obecnie, według danych opublikowanych w róż­nych fachowych publikacjach, QuickBooks jest zdecydowanie najbardziej popularnym programem w swojej kategorii, stosowanym przez ponad 80% osób oraz firm kupujących oprogramowanie do prowadzenia rachun­ko­wości małych biznesów.

Dlaczego program QuicBooks

jest taki popularny?

Przyjrzyjmy się tylko niektórym funkcjom tego programu.

QuickBooks, tak jak inne programy działające w systemie Windows, jest dość "przyjazny", ponieważ używa symboli (icons), które naciskamy myszką chcąc zacząć wykonywać daną transakcję.

Program podzielony jest na kilka osobnych części. Główne z nich to: Banking, Customers, Vendors, Em­ployees oraz Reports.

Banking: (Bankowość)

- Najbardziej podstawową funkcją w tej części programu jest możliwość wypisywania oraz drukowania czeków poprzez program. Jeżeli nie chcemy drukować czeków, mamy opcję wpisania ich do programu bez drukowania. Podczas wypisywania cze­ku w programie musimy sklasyfikować dany wy­datek do odpowiedniej kategorii. Jest to bardzo ko­rzystne w pózniejszej pracy, ponieważ program jest w stanie zapamiętać do jakiej kategorii był sklasyfikowany wydatek na daną firmę (na przykład: Office Max = Office expenses and supplies) na poprzednim czeku. Tak więc, nie musimy się już zastanawiać nad tą kategorią wypisując następny czek. Zaoszczędza nam to dużo czasu.

W tej części programu możemy także wpisywać depozyty na konta czekowe lub na inne konta bankowe poprzez naciśnięcie odpowiedniego symbolu oraz wpi­sanie deponowanej kwoty. Musimy także zakwalifiko­wać tę wpłatę do odpowiedniej kategorii (tak jak "Sales revenue" czyli obrót firmy).

Możemy także łatwo odzwierciedlić przelewy (transfers) pieniędzy pomiędzy kontami bankowymi na­ ci­skając na odpowiedni symbol oraz zaznaczając konta i wpisując sumę przelewanych pieniędzy.

QuickBooks daje nam możliwość wpisania do programu transakcji (zakupów) dokonywanych poprzez ka­r­ty kredytowe. Możemy to zrobić manualnie poprzez wpi­sanie szczegółów każdej transakcji lub poprzez uży­cie funkcji Online Banking, która pozwoli nam na im­port transakcji przez Internet do programu QuickBooks. Nie wszystkie karty kredytowe są w stanie użyć Online Banking do importu transakcji przez Internet. Program QuickBooks zawiera listę kart kredytowych, przez które można to zrobić. Użycie Online Banking do przelewania transakcji z kart kredytowych zaoszczędza bardzo dużo czasu dla firm, które często używają kart kredytowych. Dla firm, które mają tylko po kilkanaście transakcji mie­sięcznie, jest to także oszczędnością czasu oraz jest wy­godniejsze niż wpisywanie tych transakcji manualnie.

QuickBooks automatycznie zmienia stan konta po wyegzekwowaniu każdej transakcji. Tak więc, zaosz­czę­dzamy czas, ponieważ nie musimy już manualnie obli­czać stanu konta w książeczce czekowej.

Każde konto czekowe powinno być "balansowane" miesięcznie, czyli transakcje (czeki, depozyty, przelewy, itp) wpisane do programu QuickBooks są porównywane z transakcjami widocznymi na mie­sięcznych zestawie­niach bankowych (bank statements). Możemy to zrobić w stosunkowo prosty sposób poprzez użycie funkcji Reconcile. W ten sposób jesteśmy w stanie wyłapać oraz poprawić błędy, nasze lub banku, i upewnić się, że każda transakcja została wpisana w poprawnej kwocie oraz że stan kont bankowych wykazywany przez QuickBooks jest pra­widłowy.

Customers: (Klienci)

- Ta część programu pozwala nam odzwierciedlić wszystkie transakcje, jakie mamy z naszymi klientami. Na przykład: poprzez użycie funkcji Estimate możemy wpisać oraz wydrukować wycenę da­nego projektu/pracy dla klienta. Oczywiście osoby, któ­re nie robią wycen prac nie są zoobowiązane do produ­kowania tego dokumentu. Mogą zacząć proces od two­rzenia faktury (Invoice) za zrobioną usługę lub sprze­dany produkt.

Jeżeli wcześniej była robiona wycena (Estimate), to możemy stworzyć fakturę prosto z tej wyceny po­przez naciśnięcie odpowiedniego symbolu, bez przepi­sy­wania informacji. Jeżeli kontrakt wymaga od klienta wypłacania pieniędzy dla nas na konto tego kontraktu kil­kakrotnie podczas pracy nad nim, możemy stworzyć kilka faktur na odpowiednie kwoty używając tej poprze­dniej wyceny. Ten proces nazywa się Progress Billing. Wa­rto zauważyć, że podczas tworzenia faktur w Pro­gress Billing mamy możliwość zmiany niektórych informacji, takich jak cena lub ilość sztuk, itp. Tworzenie faktur (Invoices) w programie QuickBooks jest stosunkowo łatwe i jest używane przez bardzo wiele firm.

Niektóre firmy zamiast wycen otrzymują zamó­wienie (Sales Order) od klientów. Możemy wpisać za­mó­wienie wraz ze wszystkimi szczegółami do programu. Później możemy stworzyć fakturę prosto z tego za­mó­wienia poprzez naciśnięcie odpowiedniego symbolu, bez przepisywania szczegółów transakcji. Mamy możli­wość także zmienienia niektórych informacji przed wy­dru­kowaniem końcowej faktury.

Po otrzymaniu pieniędzy od klientów, QuickBooks umożliwia nam zarejestrowanie tych wpłat (Receive Pay­ments). Mamy możliwość zaznaczenia odpowiedniej faktury lub faktur, na konto których jest robiona wpłata. Możemy wpisać rodzaj wpłaty (czek, karta kre­dytowa, gotówka) lub numer czeku. Mamy także mie­jsce na wpisanie uwag na temat transakcji. Na przykład: możemy odnotować powód, dla którego klient nie za­płacił całej kwoty faktury.

Następnie możemy w tej części programu wpisać depozyty (Deposits) pieniędzy wpłaconych przez klientów na konto wystawionych faktur.

Program umożliwia nam wydrukowanie co jakiś czas (najlepiej miesięcznie) zestawienia (Statements), któ­re podsumowuje transakcje (wystawione faktury, do­konane wpłaty, itp) z klientem w danym okresie czasu oraz wykazuje jego ogólne zadłużenie wobec naszej fir­my. Wynikiem tej procedury jest z reguły wcześniejsze zebranie pieniędzy od klientów za dokonane usługi lub sprzedane produkty.

Program także pozwala nam na wydrukowanie pokwitowania za pieniądze otrzymane od klientów (Sa­les Receipt), w przypadkach, kiedy faktury nie są wysta­wiane, ale pokwitowanie jest potrzebne. W ten sposób tran­sakcja z klientem jest także zarejestrowana w systemie.

Vendors:

(Firmy lub osoby, którym my płacimy za coś)

- Ta część programu pozwala nam zorganizować płacenie rachunków wystawionych przez naszych kontrahentów lub przez firmy lub osoby, które coś nam sprze­dały lub wykonały dla nas jakąś usługę. Jest to bar­dzo pomocne, kiedy otrzymujemy dużą ilość rachunków w ciągu miesiąca. Po otrzymaniu rachunku od "Ven­dora" możemy wpisać ten rachunek do programu wraz ze wszystkimi informacjami, takimi jak kwota do za­pła­cenia, data wystawienia, termin do płatności, itp. Po wpi­saniu tych rachunków program pozwoli nam zobaczyć, które rachunki mają termin do zapłacenia w najbliższych dniach. Pozwala to nam na płacenie ra­chu­nków na czas, przez co możemy uniknąć kar za spóźnienia.

Używając tej części programu jesteśmy także w sta­nie wydrukować raport z listą osób, które powinny otrzy­mać formularze 1099 po zakończeniu roku. Mo­żemy także ustawić program tak, aby umożliwić wy­drukowanie formularzy 1099.

Employees: (Pracownicy)

- Program QuickBooks umożliwia nam druko­wanie czeków dla pracowników, któ­rzy mają potrącane podatki od zarobków. Za doda­tko­wą opłatą (mniej niż $200 na rok) można wykupić do­datek do programu, który umożliwi mu obli­czenie wszy­stkich potrąceń podatkowych. Wtedy program wy­dru­kuje także niektóre formy podatkowe. Wykupienie te­go serwisu jest wskazane w sytuacjach, kiedy godziny pracy pracowników mogą się różnić z tygodnia na ty­dzień lub kiedy firma ma już kilkunastu pracowników.

Jeżeli firma ma tylko kilku pracowników oraz kie­dy godziny pracy nie różnią się z tygodnia na tydzień, można używać tej części programu z powodzeniem na­wet bez wykupienia dodatkowego serwisu.

Program ma opcję (Timesheet), która umożliwia wpisanie godzin przepracowanych przez pracowników nad danym projektem lub klientem w danym tygodniu. Daje to kierownictwu firmy możliwość obliczenia zys­ko­wności danych projektów poprzez akumulację kosz­tów robocizny w projektach. W innych częściach programu jesteśmy w stanie zarejestrować (dopisać do projektów) inne koszty związane z projektem oraz dochód otrzymany za projekt. W ten sposób jesteśmy w stanie prze­prowadzić analizę bezpośrednich kosztów oraz do­chodów projektów.

Reports: (Raporty)

- QuickBooks ma wbudowaną do programu dużą ilość gotowych raportów, które poz­wa­lają nam na ewaluację działalności firmy w dowolnym okresie czasu. Program także umożliwia modyfi­kacje tych raportów w razie potrzeby oraz na zacho­wa­nie zmodyfikowanych raportów w liście raportów. W ten sposób nie musimy tworzyć zmodyfikowanych ra­po­rtów ponownie w przyszłości.

Program QuickBooks jest sprzedawany w kilku wersjach: Basic ($199.95), Pro ($299.95), Premier ($499.95), En­terprise ($3,500.00) oraz Online Edition (od $19.95 za miesiąc). Wersja Enterprise może być używana w sie­ciach komputerowych przez dziesięciu użytkowników w tym samym czasie. Wersje Pro oraz Premier są sprze­dawane w wersjach sieciowych (maksymalnie 5 użyt­ko­wników w tym samym czasie) w cenach $749.95 (Pro) oraz $1,499.95 (Premier). Wersja Online Edition może być używana przez 20 użytkow­ników w tym samym czasie.

Program QuickBooks nie był zbudowany z myślą o osobach, które pracują lub się kształciły w dziedzinie ra­chu­nkowości. Tak więc żadna znajomość zasad rachun­kowości lub prawa podatkowego nie jest wymagana do obsługi programu. Pomimo tego wskazane jest, aby oso­by używające programu po raz pierwszy skorzystały z po­mocy kogoś, kto ma więcej doświadczenia w opero­waniu nim. W ten sposób proces otworzenia oraz usta­wie­nia nowej firmy w programie QuickBooks się skróci.

Program QuickBooks stał się tak popularny i opa­nował rynek do tego stopnia, ze coraz więcej uni­we­r­sytetów w Stanach Zjednoczonych oferuje kursy obsługi tego programu. W wielu miastach oferowane są prywatne kursy obsługi QuickBooks i coraz częściej ogłoszenia o pracę biurową wymagają wcześniejszej znajomości programu.

Z informacji pochodzących z firmy Intuit wynika, że firma ta nie spoczęła na laurach i inwestuje w rozwój pro­gramu poprzez dalszą agresywną pracę nad jego ulepszeniami.

Piotr Aleszczyk, CPA, MST - Absolwent University of Illinois at Chicago (Bachelor of Science in Accounting) oraz DePaul University (Master of Science in Taxation). Jako jeden z niespełna 10% kandydatów w USA zdobył, po końcowym trzydniowym egzaminie, tytuł CPA (Certified Public Accountant) w pierwszym podejściu. Od października 1993 jest właścicielem firmy PJA Associates. Poprzednio pracował w prestiżowej, międzynarodowej firmie biegłych księgowych - Grant Thornton oraz w kompanii Occidental Petroleum Corporation.