Ustawa prawo prywatne międzynarodowe z dnia 17 listopada 1965 roku (Dz. U. z dn. 17 listopada 1965 r. z późn. zm.) zawiera normy kolizyjne, które rozstrzygają swoiste "konflikty" pomiędzy konkurującymi systemami prawnymi. Nieraz zdarza się bowiem tak, że określane zdarzenie prawne oceniane jest z perspektywy systemów prawnych kilku różnych państw. Dla przykładu, jeżeli chodzi o skuteczność danej czynności prawnej na terytorium RP, w przypadku czynności prawnej dokonanej przez obywatela Rzeczypospolitej Polskiej na terytorium Stanów Zjednoczonych, czynność ta będzie potencjalnie oceniana zarówno z punktu widzenia prawa amerykańskiego, jak i z punktu widzenia prawa polskiego. Ponieważ przepisy prawa polskiego i amerykańskiego różnią się od siebie, może dochodzić do różnego rodzaju "konfliktów" norm. Prawo polskie, konflikty te rozstrzyga właśnie przy pomocy wspomnianej tutaj ustawy prawo prywatne międzynarodowe.
Ponieważ prawo polskie poddaje niektóre czynności prawne rygorom zachowania szczególnej formy, a równocześnie w praktyce zdarza się tak, że przepisy innego systemu prawnego - np. amerykańskiego - wymagają dochowania innej niż przewidzianej w polskiej regulacji formy danej czynności prawnej, powstaje pytanie: jak rozstrzygnąć taki "konflikt" pomiędzy dwoma systemami prawnymi?
Tu z pomocą przybywa art. 12 ustawy prawo prywatne międzynarodowe, który mówi iż forma czynności prawnej podlega prawu właściwemu dla tej czynności. Równocześnie jednak, wystarcza zachowanie formy przewidzianej przez prawo państwa, w którym czynność zostaje dokonana. Co za tym idzie czynność prawna dokonana na terenie Stanów Zjednoczonych, co do zasady winna spełniać wymogi przewidziane przepisami kodeksu cywilnego, jednak zgodnie z ustawą prawo prywatne międzynarodowe, zachowanie wymogów prawa amerykańskiego wystarczy, aby uznać taką czynność za skuteczną, w zakresie jej formy, w myśl polskich przepisów.
Spróbujmy zatem posłużyć się praktycznym przykładem. Polskie przepisy wymagają na przykład, aby pełnomocnictwo uprawniające inną osobę do nabycia nieruchomości, było udzielone w formie aktu notarialnego, gdy tymczasem w Stanach Zjednoczonych, forma aktu notarialnego - w takiej formie jak funkcjonuje on na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej - jest obca. Wystarczy jednak udzielenie pełnomocnictwa przed amerykańskim notariuszem - który tak naprawdę jedynie poświadcza podpis osoby podpisanej pod takim dokumentem - aby przedmiotowe pełnomocnictwo było skuteczne także w Polsce. Konieczne jest jednak, aby owa czynność została uznana za zgodną z prawem miejsca wystawienia.
Do czasu wejścia w życie konwencji haskiej, które uprościła procedury legalizacji dokumentów - o czym za chwilę - tego rodzaju klauzule (przybijano specjalną pieczątkę) wydawały polskie placówki dyplomatyczne i urzędy konsularne. Obecnie takie pełnomocnictwo opatrzone tzw. klauzulą "apostille", mimo że nie jest udzielone w formie aktu notarialnego - a więc w formie przewidzianej polskim kodeksem cywilnym - będzie skuteczne przed polskim notariuszem i skutecznie umocuje pełnomocnika do nabycia nieruchomości w Polsce, ponieważ zostało dokonane z zachowaniem formy przewidzianej przepisami amerykańskimi, na co pozwala ustawa prawo prywatne międzynarodowe.
Równocześnie w zakresie prawa spadkowego warto zwrócić uwagę, że zgodnie z art. 35 ustawy, o ważności testamentu i innych czynności prawnych na wypadek śmierci rozstrzyga prawo ojczyste spadkodawcy z chwili dokonania tych czynności. Wystarcza jednak zachowanie formy przewidzianej przez prawo państwa, w którym czynność zostaje dokonana.
Konwencja haska z dnia 5 października 1961 roku
W dniu 14 sierpnia 2005 roku weszła w życie na terenie Rzeczypospolitej Polskiej międzynarodowa "Konwencja znosząca wymóg legalizacji zagranicznych dokumentów urzędowych", sporządzona w Hadze w dniu 5 października 1961 r. Przedmiotowy akt prawny łączy się z opisywaną przez nas tematyką, albowiem wprowadził uproszczoną procedurę poświadczania, iż dana czynność prawna spełnia wymogi prawa miejsca jej dokonania i zniósł wymóg legalizacji dyplomatycznej lub konsularnej zagranicznych dokumentów urzędowych. Co ważniejsze, zarówno Polska jak i Stany Zjednoczone są sygnatariuszami niniejszej Konwencji, a więc ma ona zastosowanie pomiędzy tymi krajami.
Zakres przedmiotowy
konwencji haskiej
Zgodnie z Art. 1 Konwencji, ma ona zastosowanie do dokumentów urzędowych, które zostały sporządzone na terytorium jednego z umawiających się państw i które mają być przedłożone na terytorium innego umawiającego się państwa (czyli na przykład pomiędzy Polską a Stanami Zjednoczonymi). Za dokumenty urzędowe uważa się:
a) dokumenty pochodzące od organu lub urzędnika sądowego, włączając w to dokumenty pochodzące od prokuratora, sekretarza sądowego lub urzędnika dokonującego doręczeń ("huissier de justice");
b) dokumenty administracyjne;
c) akty notarialne;
d) urzędowe zaświadczenia umieszczane na dokumentach podpisanych przez osoby działające w charakterze prywatnym, takie jak urzędowe zaświadczenia stwierdzające zarejestrowanie dokumentu lub fakt jego istnienia w określonej dacie oraz urzędowe i notarialne poświadczenia podpisów.
Konwencja nie ma
zastosowania do:
a) dokumentów sporządzonych przez przedstawicieli dyplomatycznych lub urzędników konsularnych;
b) dokumentów administracyjnych dotyczących bezpośrednio transakcji handlowych lub operacji celnych.
Najczęściej obywatele polscy poświadczali w polskich placówkach dyplomatycznych konsularnych takie dokumenty jak:
- dokumenty sądowe, tj. akty rozwodowe, adopcyjne, wyroki sądowe;
- dokumenty administracyjne, jak np. akty urodzenia, akty małżeństwa, akty zgonu;
- dokumenty poświadczone przez amerykańskiego "notary public".
Obecnie takie dokumenty będą respektowane w Polsce, o ile zostaną one poświadczone za pomocą klauzuli "apostille" przez wyznaczone do tego urzędy amerykańskie. O tym, które to są urzędu piszemy w dalszej części naszego artykułu.
Konwencja haska zobowiązała jej strony do tego, aby podjęły działania w celu zapobieżenia dokonywaniu legalizacji przez ich przedstawicieli dyplomatycznych lub urzędników konsularnych. Dlatego też polskie placówki dyplomatyczne i konsularne, od dnia 14 sierpnia 2005 roku, odmawiają poświadczania dokumentów objętych zakresem przedmiotowym komentowanej Konwencji.
Klauzula "apostille"
W jaki zatem sposób odbywa się poświadczanie dokumentów wymienionych w Art. 1 Konwencji? Wprowadzono jednolity - dla wszystkich umawiających się stron - mechanizm poświadczania dokumentów poprzez tzw. klauzulę "apostille".
"Apostille" poświadcza: - zgodnie z art. 3 Konwencji - autentyczność podpisu; charakteru, w jakim działała osoba, która podpisała dokument; oraz, w razie potrzeby, tożsamości pieczęci lub stempla, którym opatrzony jest dokument. Istota dokumentu opatrzonego klauzulą "apostille" wyraża się w tym, że tak poświadczony dokument może być przedłożony właściwym władzom, urzędom i instytucjom innego państwa strony, z pominięciem dalszych legalizacji dokonywanych przez przedstawicielstwa dyplomatyczne i urzędy konsularne. Zaznaczyć przy tym warto, że tak naprawdę klauzula ta nie odnosi się do samej treści dokumentu, czy jego zgodności z prawem miejscowym. Nie pozwala zatem wprost na stwierdzenie, zgodnie z art. 12 prawa prywatnego międzynarodowego, iż dana czynność prawna została dokonana "z zachowaniem formy przewidzianej przez prawo państwa, w którym czynność zostaje dokonana", ułatwia jednak wykazanie, że tak w istocie jest.
Praktyczne uwagi dotyczące poświadczania
dokumentów urzędowych
Klauzulę "apostille" w stanie Illinois wydaje biuro Sekretarza Stanu. Wniosek należy skierować do: Office of the Secretary of State, Index Department, Notaries Public Division, pod adres: 111 E. Monroe St., Springfield, IL 62756. Klauzula "apostille" zostanie wydana na podstawie złożonego pisemnego wniosku, do którego dołączone są: oryginalne dokumenty, które chcemy poświadczyć; informacja na temat kraju przed którym dokumenty te będą złożone; opłata w wysokości $2.00 za każdy poświadczany dokument; koperta zwrotna (opłacona i zaadresowana). Dla amerykańskich dokumentów urzędowych, które chcemy przedstawić w Polsce, należy uzyskać poświadczenie w biurze Sekretarza Stanu. Przy czym sama procedura - opłaty, wymogi wniosku - różni się nieco pomiędzy poszczególnymi stanami - tutaj wskazujemy jak odbywa się to w stanie Illinois - wobec czego, przed wystąpieniem o nadanie poświadczenia dokumentowi urzędowemu, należy skontakować się z właściwym w danym stanie biurem "Secretary of State", celem zapoznania się ze szczegółowymi wymogami formalnymi.
Strony polska - oświadczeniem rządowym z dnia 27 kwietnia 2005 r. (Dz. U. Nr 112, poz. 939) - wyznaczyła Ministerstwo Spraw Zagranicznych jako właściwy urząd uprawniony do wydawania klauzul "apostille". Wnioski należy kierować pod adres: Ministerstwo Spraw Zagranicznych, Dział Legalizacji, 00-580 Warszawa, ul. Szucha 21. Zgodnie z załącznikiem, do ustawy o opłacie skarbowej z dnia 16 listopada 2006 roku, za wydanie klauzuli "apostille", pobierana jest opłata skarbowa w wysokości 60 złotych. Do MSZ należy zawracać się z wnioskami o poświadczenie polskich dokumentów urzędowych, które chcemy przedstawić na terenie Stanów Zjednoczonych lub innego Państwa, które sygnowało Konwencję z 1961 roku.
Wydanie klauzuli "apostille" odbywa się szybko i powoduje automatyczne uznanie legalności takiego dokumentu w innym państwie, które jest stroną Konwencji.
Szymon Gostyński
Adwokat, założyciel Kancelarii Adwokackiej Szymon Gostyński. Specjalizuje się
w zagadnieniach prawa cywilnego
(w tym prawa autorskiego i prawa sportowego) oraz prawa gospodarczego.
Ten adres pocztowy jest chroniony przed spamowaniem. Aby go zobaczyć, konieczne jest włączenie w przeglądarce obsługi JavaScript.
Jacek Magiera
Prawnik, absolwent Wydziału Prawa i Administracji Uniwersytetu Jagiellońskiego. Autor publikacji z zakresu prawa
międzynarodowego oraz tematyki
obrotu nieruchomościami.
Kancelaria Adwokacka Szymon Gostynski
ul. Sarego 2, II p.PL-31047 Kraków
Tel.: (48) 12 - 429 2025
Ten adres pocztowy jest chroniony przed spamowaniem. Aby go zobaczyć, konieczne jest włączenie w przeglądarce obsługi JavaScript.
