Być może nie każdy przedsiębiorca prowadzący działalność gospodarczą w Stanach Zjednoczonych będzie zainteresowany ubieganiem się o kontrakty w Polsce, jednak warto mieć wiedzę na temat rynku zamówień publicznych w Polsce oraz trybu ubiegania się o zamówienia. Tylko bowiem w roku 2013 jednostki publiczne udzieliły 210.352 zamówień o łącznej wartości ponad 143 mld. złotych. Dane za rok 2014 nie są jeszcze znane, jednak już teraz przewiduje się, że wartość udzielonych zamówień wzrośnie.
Jaka ustawa?
Zamawiający publiczni nie mogą dowolnie wybrać kontrahenta. Zasady udzielania zamówień publicznych reguluje ustawa prawo zamówień publicznych, którą stosuje się do zamówień o wartości przewyższającej 30.000 euro. Całe postępowanie jest jawne, a zamawiający musi w równy sposób traktować wykonawców i precyzyjnie, w sposób niedyskryminujący opisać przedmiot zamówienia. Ustawa przewiduje kilka trybów udzielenia zamówień, jednak zdecydowanie najpowszechniejszym jest przetarg (nieograniczony lub ograniczony), dlatego na nim skupię się w tym tekście. Mitem jest natomiast ogromna formalizacja przetargów. Owszem – istnieje szereg warunków formalnych, jakie wykonawca musi spełnić, jednak większość ewentualnych błędów popełnionych na etapie przygotowania oferty można uzupełnić lub poprawić po otwarciu ofert, w toku ich oceny przez zamawiającego.
Gdzie szukać informacji?
Każdy zamawiający organizujący przetarg zobowiązany jest zamieścić ogłoszenie o zamówieniu w oficjalnych publikatorach. W przypadku zamówień o wartości nieprzekraczającej tzw. progu unijnego (kwoty wskazane są w stosownym rozporządzeniu prezesa rady ministrów), ogłoszenia publikuje się w biuletynie zamówień publicznych dostępnym pod adresem: http://www.uzp.gov.pl/cmsws/page/?D;1052.
Natomiast ogłoszenia o zamówieniach o większej wartości przekazuje się Urzędowi Publikacji Unii Europejskiej, a wyszukiwarkę ogłoszeń „postępowań unijnych” można znaleźć tutaj: http://simap.europa.eu/index_pl.htm.
Z obu portali przedsiębiorca może zamówień newsletter informujący o interesującym go rodzaju zamówień.
Jakie dokumenty?
Ogłoszenie o zamówieniu zawiera informacje o prowadzonym postępowaniu z terminem składania ofert i kryteriami oceny ofert. Podstawowym dokumentem opisującym przedmiot zamówienia jest specyfikacja istotnych warunków zamówienia. Ona również określa, jakie dokumenty wykonawca ma złożyć wraz z ofertą. Najczęściej niezbędne jest przedłożenie m.in. zaświadczeń potwierdzających, że zamawiający nie zalega z zapłatą podatków, czy składek na ubezpieczenie społeczne lub zaświadczenie o niekaralności. Jako przedsiębiorca zagraniczny firma nie uzyska „polskich” zaświadczeń, jednak nie stanowi to bariery w ubieganiu się o zamówienie, ponieważ zagraniczny wykonawca składa zaświadczenia właściwego organu sądowego albo administracyjnego miejsca zamieszkania, odpowiadające swoją treścią polskim zaświadczeniom. Wykonawca składa je wraz z tłumaczeniem, przy czym prawo zamówień publicznych nie wymaga tłumaczeń przysięgłych, wystarczy zwykłe, pisemne tłumaczenia.
Co jeśli wykonawca nie spełnia warunków udziału w przetargu?
Poza wymogami formalnymi (dotyczącymi wykonawcy), zamawiający w każdym postępowaniu stawia wykonawcom warunki dotyczące posiadania stosownej wiedzy i doświadczenia ( wymagane referencje), posiadania uprawnień do wykonywania określonej działalności lub czynności, jeżeli przepisy prawa nakładają obowiązek ich posiadania, dysponowania odpowiednim potencjałem technicznym oraz osobami zdolnymi do wykonania zamówienia (odpowiednio wykwalifikowana kadra, posiadanie określonego sprzętu), sytuacji ekonomicznej i finansowej (zdolność kredytowa, posiadanie polisy ubezpieczeniowej). W przeszłości warunki udziału w postępowaniu często były dla mniejszych firm skuteczną barierą. Przykładowo nie mogły one przykład uzyskać zamówienia na określone roboty budowlane, ponieważ nie miały doświadczenia w wykonywaniu takich robót. A jednocześnie nie mogły zdobyć odpowiedniego doświadczenia, bo nie miały szans na wygranie przetargu. Obecnie jednak ta bariera nie istnieje. Ustawa prawo zamówień publicznych przewiduje bowiem, że wykonawca, który samodzielnie nie spełnia określonego warunku, może skorzystać z potencjału podmiotu trzeciego, która udostępni mu stosowne zasoby. Od strony formalnej firma trzecia winna sporządzić pisemne oświadczenie, że zobowiązuje się udostępnić wykonawcy np. doświadczenie, czy swój sprzęt lub swoją zdolność kredytową na potrzeby przetargu. Udostępnienie często wiąże się z podwykonawstwem przy realizacji zamówienia. Niemniej jednak nawet taki udział firmy trzeciej nie jest konieczny. Użyczenie zasobów może ograniczyć się do udostępnienia sprzętu w określonym etapie realizacji zamówienia, czy bieżących konsultacjach dotyczących zamówienia (jeśli podmiot trzeci udostępnia doświadczenie).
Jak technicznie złożyć ofertę?
Realną trudnością w przypadku złożenia oferty przez firmę zagraniczną jest złożenie oferty w miejscu i terminie wymaganym przez zamawiającego. W przypadku zamówień krajowych terminy są bardzo krótkie – dla przetargu nieograniczonego 7 (dostawy, usługi) lub 14 (roboty budowlane) dni. Jeśli chodzi o zamówienia unijne, zasadniczo termin nie może być krótszy niż 40 dni, jednak ustawa przewiduje sytuacje, w których zamawiający te terminy może skrócić. W każdym przypadku aby oferta była rozpatrywana musi wpłynąć do wyznaczonym terminie. Dlatego firmy zagraniczne najczęściej ustanawiają w Polsce pełnomocników odpowiedzialnych za przygotowanie i złożenie oferty oraz ewentualne kwestionowanie wyniku przetargu.
Zachęcamy serdecznie do rozważenia możliwości ubiegania się o polskie zamówienia i do współpracy.
Justyna Witas-Chłopek – radca prawny
Email: biuro@jwrp.pl
Tel.: +48 12 307 02 66
