Czy mozna "jesc, pic i popuszczac pasa", a rachunek odliczyc sobie od podatkow? Mozna, choc nie w calosci. Mozna tez podrozowac, zatrzymywac sie w dobrych hotelach, zabierac klientow do restauracji, zabawiac ich wieczorami. Ale trzeba najpierw spelnic kilka waznych warunkow.
- Ulgi za podroze i rozrywki przysluguja tylko wlascicielom biznesow lub osobom zatrudnionym we wlasnym przedsiebiorstwie.
- Wydatki te musza byc poniesione w trakcie zalatwiania spraw sluzbowych (na szczescie mozna laczyc biznes z przyjemnoscia, co wyjasnimy dalej).
- Podatnik bedzie mial dokladna dokumentacje na poparcie wydatkow.
Przyklad: Z przywileju tego moze korzystac nie tylko przedsiebiorca, zalatwiajacy sprawy swego biznesu, lecz rowniez np. wlasciciel nieruchomosci. Powiedzmy, ze Czytelnik z Nowego Jorku ma dom na Florydzie, ktory wynajmuje przez wiekszosc roku. Jezeli pojedzie na Floryde, by dogladac swojej posiadlosci, moze odjac ten koszt od podatku. A przy okazji moze odpoczac na plazy.
Uwaga: Urzad Podatkowy jest bardzo uczulony na wydatki za podroze i rozrywki( Travel and Entertainment) . Wyzsze od przecietnych liczby na Twoim rozliczeniu podatkowym sa zaproszeniem do kontroli podatkowej.
Podroze
Aby moc odliczyc od podatkow koszty przelotow (przejazdow) i hoteli, podroz musi sluzyc przede wszystkim zalatwianiu spraw sluzbowych ( primarily for business) .
Przyklad: Cztery dni spedzasz na zalatwianiu spraw sluzbowych, po czym zostajesz jeszcze dwa dni dluzej i grasz w golfa. Poniewaz przeznaczyles wiecej czasu na biznes niz na przyjemnosc, koszt biletow samolotowych jest ulga podatkowa, ale nie koszt wszystkich noclegow. Oplate za dwie noce powinienes pokryc z wlasnej kieszeni.
Uwaga: Badz w stanie udowodnic, ze pierwsze cztery dni rzeczywiscie spedziles na biznesowych spotkaniach. Sporzadz liste swoich zajec, poprzyj ja korespondencja aranzujaca spotkania i listami podsumowujacymi rezultaty rozmow.
Wiekszosc linii lotniczych obniza znacznie cene biletu, jezeli podrozny spedzi w miejscu przeznaczenia sobotnia noc. Jest to sposob na wyciagniecie pieniedzy od ludzi w delegacjach, ktorzy spiesza sie do domow i ktorzy pracuja dla firm, nie liczacych sie za bardzo z wydatkami.
Znizka za pozostanie przez weekend moze wynosic 50% i wiecej. IRS wie o tym i nie zdziwi sie, ze wylecisz z domu w piatek, by rozpoczac zalatwianie spraw w poniedzialek. Przez weekend mozesz chodzic do muzeow czy wylegiwac sie na plazy, a mimo to bedzie Ci wolno odjac koszt dwoch dodatkowych noclegow.
Warunek: Nie przesadzaj. Jezeli znizka na bilecie wyniosla $100, a weekend kosztowal Cie $300, nie wmawiaj Urzedowi Podatkowemu, ze przedluzyles podroz dla oszczednosci.
Posilki
Koszt posilkow spozytych w podrozy jest odliczany tylko w polowie. Przed paru laty ulga wynosila 100%, nastepnie 80%, a od 1996 roku - 50%. Ustawodawcy wychodza z zalozenia, ze czlowiek musi jesc w kazdych okolicznosciach, ale zapominaja, ze posilki w restauracjach sa o wiele drozsze od domowych.
Jezeli zjadles na ulicy kanapke, czy zapomniales zatrzymac rachunek z McDonald"s, przyjmij do wiadomosci, ze wydatki do $75 nie musza byc dokumentowane (choc lepiej, zeby byly).
Rozrywki
Urzad Podatkowy zna zycie i wie, ze ludzie biznesu musza czasem zaprosic dobrego klienta do restauracji, czy zabawic cennego kontrahenta, gdy przyjedzie do ich miasta. Dlatego tez koszt rozrywek moze byc wliczany w koszty prowadzenia biznesu, choc tylko w polowie. Niestety, koszt przynaleznosci do roznych klubow nie jest juz deductible, ale nadal mozna odjac od podatkow polowe kosztu partyjki golfa, biletow do teatru czy opery, meczu sportowego itp.
Mozesz zaprosic klientow czy ludzi, z ktorymi robisz biznes, do restauracji i odliczyc od podatkow polowe rachunku, jezeli w trakcie posilku omawiane byly sprawy sluzbowe.
IRS podejrzliwie patrzy na sama rozrywke. Aby wliczyc rozrywke w koszty prowadzenia biznesu, trzeba wykazac, ze bezposrednio przed nia lub po niej mialo miejsce biznesowe spotkanie.
Przyklad: Zaprosiles na obiad swego nowego klienta, z ktorym wynegocjowales korzystny kontrakt. By uczcic ten fakt i zabawic goscia, ktory przyjechal z odleglej czesci kraju, zaprosiles go na musical na Broadwayu. Koszt posilku, jak i biletow, parkingu itp. jest w polowie wliczony w koszty prowadzenia Twojej firmy.
Czy koszty rozrywki moga byc kiedys odpisane w 100%? Tak, wtedy gdy zabawiasz swoich pracownikow, bez faworyzowania tych lepiej oplacanych, na ktorych bardziej Ci zalezy.
Przyklad: Urzadzasz bozenarodzeniowe przyjecie w biurze dla calej zalogi albo zapraszasz caly personel na lunch.
Podroze ze wspolmalzonkiem
Jezeli Twoja zona (maz) jest Twoim pracownikiem, koszt jej podrozy jest w pelni odliczany pod warunkiem, oczywiscie, ze cel wyjazdu byl sluzbowy. To samo dotyczyc moze Twoich dzieci, zatrudnionych w Twojej firmie.
Jezeli zona nie jest Twoim pracownikiem, to koszt jej przelotu nie jest tax deductible. Co do noclegow, to z wlasnej kieszeni doplacisz tylko roznice miedzy cena pokoju dwu - a jednoosobowego, ktora zazwyczaj jest niewielka.
Uwaga: Nie zapomnij zatrzymac cennika hotelu za dni, ktore tam spedziles.
IRS zgadza sie na obecnosc zony podczas rozrywek, pod warunkiem ze sa one podyktowane potrzeba sluzbowa i na spotkaniu omawiane sa sprawy biznesu. IRS rozumie, ze obecnosc zony moze byc wrecz nieodzowna, jezeli gosc przyjechal ze swoja polowica.
Podroze zagraniczne
Naszych Czytelnikow z pewnoscia zainteresuje kwestia wyjazdow zagranicznych. Byloby przeciez milo odwiedzic rodzine w Polsce na koszt Wuja Sama, prawda? Tu, niestety, obowiazuja specyficzne przepisy w zaleznosci od powodu podrozy.
- Gdy celem podrozy byl wylacznie biznes, wszystkie wydatki sa odliczane, a posilki i rozrywki, oczywiscie w 50%. Zatrzymaj listy, dokumenty, ktore dokumentuja przyczyne Twojej wizyty i dlugosc jej trwania. IRS uwaza, ze podroz miala wylacznie biznesowy charakter, jezeli
- trwala krocej niz tydzien lub
- mniej niz 25% czasu spedziles na zajeciach niebiznesowych, lub
- nie miales kontroli nad przebiegiem podrozy, np. jako pracownik byles zabrany w delegacje przez przelozonego.
- Jezeli cel podrozy byl glownie biznesowy, wtedy odlicza sie czesc kosztow, ktore dotyczyly biznesu.
- Przyklad: Wyjezdzasz na 10 dni do Francji. Przez 5 dni zalatwiasz sprawy swojego biznesu, a przez 5 pozostalych zwiedzasz Paryz. Przelot kosztowal Cie $800, wiec $400 mozesz odliczyc, jak i koszty hoteli (l00%), posilkow (50%) poniesionych w czasie pierwszej polowy pobytu. Wydatki poniesione w czesci turystycznej podrozy pokrywasz z wlasnej kieszeni.
- Czesto nie jest latwo ocenic podstawowy powod podrozy. IRS nie stosuje w tym wzgledzie jednej miarki, lecz patrzy na caloksztalt sytuacji.
- Jezeli powodem podrozy jest przede wszystkim przyjemnosc, nie mozesz odliczyc zadnej czesci kosztu podrozy, lecz tylko koszty bezposrednio zwiazane z biznesem.
Przyklad: Jedziesz do Warszawy na biznesowe dwudniowe seminarium. Nastepnie spedzasz tydzien na lonie rodziny. W tym przypadku nie mozesz wkalkulowac ceny biletow w koszty prowadzenia biznesu, a tylko koszt seminarium, dojazd taksowka itp.
Uwaga: Koszt tzw. "edukacyjnych" podrozy nie moze byc odliczany od podatkow. Jezeli np. jestes nauczycielem jezyka polskiego w sobotniej szkole, nie mozesz odliczyc kosztow zwiazanych z wyjazdem do Polski na poglebienie znajomosci kultury czy odswiezenie jezyka. Ale masz szanse na ulge podatkowa, jezeli jedziesz do kraju, by prowadzic badania naukowe.
Zycze Panstwu milego laczenia przyjemnego z pozytecznym.
Artykul przedrukowano za zgoda Polskiego Poradnika "Sukces" - 255 Park Lane; Douglaston, NY 11363, tel. (718) 224-3492
