W 1986 roku Kongres amerykanski wprowadzil prawo nakazujace pracodawcom amerykanskim sprawdzanie czy ich pracownicy maja zezwolenia na prace w USA. Immigration Reform and Control Act (IRCA) wprowadzil nowy formularz, I-9, ktory wypelniony musi byc przez kazdego pracownika. Wedlug IRCA pracodawca ponosic bedzie kary cywilne, przede wszystkim wysokie grzywny za niestosowanie sie do procedury weryfikowania pozwolenia na prace swych pracownikow lub za swiadome zatrudnianie osob, ktore nie maja zezwolenia na prace w USA.
Formularz I-9
Formularz I-9 musi byc wypelniony dla kazdego pracownika, ktory zostal zatrudniony po 6 listopada 1986 roku. Pracownik to osoba, ktora wykonuje prace za wynagrodzenie. Niezalezni kontraktorzy nie sa zaliczani do pracownikow i wobec tego nie ma wymagania, aby wypelnili I-9. Bardzo wazne jest wiec, aby ocenic kto jest pracownikiem, a kto kontraktorem. Przy czym nie jest tutaj wazne w jaki sposob wyplacane jest wynagrodzenie. Licza sie inne fakty, jak na przyklad: czy kontraktor korzysta ze swoich wlasnych materialow i narzedzi, czy pracuje dla innych osob, czy tylko dla jednej firmy, lub czy pracuje dla kilku klientow w tym samym czasie.
I-9musi byc wypelnione najpozniej w dniu rozpoczecia pracy. Oprocz wypelnienia I-9 pracodawca sprawdzic musi dokumenty weryfikujace tozsamosc i zezwolenie na prace. Dokumenty nalezy sprawdzac w oryginale. Mozna zachowac ich kopie i przyczepic ja do I-9.
Dokumenty sprawdzajace dziela sie na trzy grupy i objete sa w trzech listach A, B, C. Lista A to dokumenty udowadniajace zarowno tozsamosc jak i zezwolenie na prace, na przyklad paszport amerykanski, zielona karta (alien resident card). Lista B zawiera dokumenty udowadniajace tylko tozsamosc, na przyklad prawo jazdy (driver"s license). Lista C zawiera dokumenty udowadniajace tylko zezwolenia na prace, na przyklad karta Social Security bez pieczatki "not valid for employment without INS authorization." Kazdy pracownik musi przedstawic jeden oryginalny dokument z listy A lub dwa dokumenty, jeden z listy B, a drugi z listy C. Pracodawca nie ma obowiazku sprawdzenia autentycznosci dokumentu. Jesli okaze sie, ze dokument jest sfalszowany odpowiedzialnosc ponosi pracownik, ktory przedstawil dokument.
Zgubione dokumenty
Jesli danego dokumentu pracownik nie moze dostarczyc w ciagu trzech pierwszych dni, poniewaz dokument jest zgubiony, musi on przynajmniej pokazac, ze zlozyl aplikacje o wydanie duplikatu lub nowego dokumentu (receipt notice). Jesli jest to paszport USA, to jest to stosunkowo proste, jesli natomiast zielona karta, to pracownik musi zlozyc dokument I-90 i otrzymac od INS tymczasowa pieczatke w paszporcie zezwalajaca na prace. Pracownikowi daje sie w takiej sytuacji 90 dni na uzupelnienie i pokazanie oryginalnego dokumentu. Pracodawca powinien zadbac o to by formularz I-9 zostal uzupelniony po 90 dniach.
Dowody zlozenia (receipt notice) sa wazne jako dokumenty weryfikujace tylko w przypadku zgubienia oryginalnego dokumentu. Nie mozna akceptowac receipts (dowodu zlozenia) w przypadku starania sie o przedluzenie dokumentu lub w przypadku starania sie o niego po raz pierwszy.
Jesli pracownik zaznaczy na formularzu I-9, ze moze pracowac, ale tylko do okreslonej daty, to musi przed uplywem tej daty zaprezentowac dowody, ze zezwolenie na prace w Stanach Zjednoczonych lub wiza pracujaca (np. wiza H-1B) zostala przedluzona. Dokumenty poswiadczajace tozsamosc nie musza byc ponownie sprawdzane.
Transfer
Jesli pracownik jest transferowany do innego biura tego samego pracodawcy, dokument I-9 moze byc transferowany razem z nim i nie trzeba wypeniac nowego. Dobrze jest jednak trzymac wszystkie I-9 centralnie poniewaz jest to wygodne w wypadku inspekcji INS. Forme I-9 trzeba trzymac przez trzy lata od daty zatrudnienia lub przez rok od daty zwolnienia, w zaleznosci od tego co nastapi pozniej.
Inspekcja INS
Przed inspekcja INS daje trzy dni na przygotowanie sie do inspekcji. Podczas inspekcji trzeba INS udostepnic wszystkie formularze I-9 w oryginale lub na microfiche. INS nie potrzebuje zezwolenia sadu na odbycie inspekcji.
Ponowne zatrudnienie tego samego pracownika
Jesli firma ponownie zatrudnia tego samego pracownika i jesli odbywa sie to w okresie nie przekraczajacym trzech lat od wypelnienia pierwszego I-9, to pracownik moze byc przyjety na podstawie pierwszego I-9. Pracodawca musi jednak potwierdzic, ze stare I-9 odnosi sie do danej osoby i ze dana osoba dalej posiada zezwolenie na prace.
Kary
Osoba lub organizacja, ktora ma powtarzajace sie historie wykroczen zwiazanych z zatrudnianiem pracownikow bez zezwolen na prace moze nawet ponosic konsekwencje karne. Kara taka moze wynosic do $3,000 lub kare wiezienia do szesciu miesiecy. Najczestsza jednak kara sa grzywny. I tak osoba, ktora jest oskarzona przez INS (biuro imigracyjne) lub przez sedziego administracyjnego za niestosowanie sie do wymagan weryfikacyjnych moze byc zmuszona do zaplacenia nastepujacych kwot: $100-1000 za kazda nie sprawdzona osobe. INS wezmie tu pod uwage nastepujace czynniki: wielkosc firmy, ocene czy pracodawca postepowal w dobrej wierze, powage wykroczenia, status osoby w momencie wjazdu do USA, czy pracodawca byl juz wczesniej karany za niestosowanie sie do zasad weryfikacji zezwolenia na prace pracownikow.
Do innej kategorii naleza kary za swiadome zatrudnianie imigrantow, ktorzy nie posiadaja zezwolenia na prace. Kary za takie wykroczenie sa znacznie wyzsze i roznia sie w zaleznosci od tego czy jest to pierwsze czy ponowne wykroczenie tego typu popelnione przez organizacje. Za pierwsze wykroczenie organizacja musi zaplacic $250-2,500 od kazdego pracownika bez pozwolenia na prace. Jesli organizacja jest ponownie oskarzona o swiadome zatrudnianie nielegalnych imigrantow, to musi zaplacic juz $2,000-$5,000 za kazdego nielegalnego imigranta. Jesli organizacja oskarzona jest wiecej niz dwa razy o swiadome zatrudnianie osob nielegalnych, koszta moga wyniesc $3,000-10,000 od osoby. Tutaj chodzi oczywiscie o swiadome zatrudnianie osob nielegalnych i INS musi udowodnic, ze organizacja swiadomie zatrudnila osobe nie majaca zezwolenia na prace.
Weryfikacja a dyskryminacja
Oprocz nakazu weryfikacji zezwolenia na prace swych pracownikow, IRCA wprowadzila rowniez zakaz dyskryminacji etnicznej. Pracodawcy nie moga traktowac inaczej swych pracownikow tylko dlatego, ze nie sa oni urodzeni w USA. Kazdego pracownika poddac nalezy takiej samej procedurze weryfikacji. Zarowno osoby urodzone w USA jak i imigranci musza podpisac dokument I-9 i pokazac odpowiednie dokumenty. Jesli pracodawca nie weryfikuje zadnych pracownikow, to przeprowadzanie weryfikacji tylko pracownikow, ktorzy sa imigrantami moze byc uznane za dyskryminacje.
Poprawka Bono (Bono Amendment)
Poprawka wprowadzona przez niezyjacego juz kongressmana Sonny Bono daje pracodawcy 10 dni na poprawienie technicznych lub proceduralnych pomylek w wypelnianiu I-9 lub weryfikacji pracownikow. Daje im rowniez "good faith defense", obrone "w dobrej wierze", co oznacza, ze jesli postepowali w dobrej wierze, to mimo, ze popelnili pomylke techniczna, nie musza placic kary. Kare musza jednak placic pracodawcy, ktorzy mimo tego, ze INS poinformowalo ich o pomylce, ktora popelnili, nie poprawili jej w ciagu 10 dni.
Uwaga:
Bardzo czesto osoby wypelniajace I-9 podaja, ze sa obywatelami USA nimi nie bedac. Jest to bardzo niebezpieczne, poniewaz formularz I-9 podpisuje sie pod przysiega i klamstwo to ponosi za soba ciezkie konsekwencje imigracyjne, mianowicie deportacje. Jesli INS podczas inspekcji odkryje, ze pracownik falszywie podal sie za obywatela USA, to osoba taka moze znalezc sie w procesie deportacyjnym.
Biuro INS coraz czesciej przeprowadza inspekcje w zakladach pracy. Od kilku lat inspekcje pracodawcow sa piorytetem dla INS, poniewaz maja oni nadzieje, ze jesli wyeliminuja nielegalnych imigrantow w miejscach pracy, to imigranci tacy sami opuszcza USA w poszukiwaniu lepszych mozliwosci ekonomicznych gdzie indziej. INS przeprowadzilo taka akcje dosc skutecznie w stanie Washington, gdzie przez swe inspekcje spowodowalo, ze prawie 1/3 sily roboczej w fabrykach przetworow owocowych zostala zwolniona. Spowodowalo to znaczne straty ekonomiczne dla stanu Washington, lecz nie zatrzymalo planu INS.
