W tym artykule podajemy, jakie wymagania powinna spelnic osoba zatrudniajaca pomoc domowa, zeby byc w zgodzie z litera prawa. Zatrudnianie nian - Polek jest bardzo popularne. Bez nich nie dalyby sobie rady polonijne i amerykanskie matki, ktore nie maja szczescia miec w poblizu kochajacych babc. Temat ten moze rowniez zainteresowac same gosposie, ktore chcialyby pracowac legalnie, placic podatki i wypracowac emeryture Social Security.
Pracownik czy podwykonawca
Rozstrzygnijmy najpierw kwestie, kto jest pracownikiem, a kto, jak to sie tutaj mowi, niezaleznym kontraktorem (independent contractor). Kontraktor - to osoba zatrudniona na umowe - zlecenie, ktora jest calkowicie odpowiedzialna za odprowadzanie wlasnych podatkow i zalatwianie innych formalnosci. Kontraktorzy pracuja na wlasnym rozrachunku. Pracodawca oplaca ich uslugi i na tym koncza sie jego zobowiazania.
Podstawowa roznica pomiedzy pracownikiem a kontraktorem polega na zakresie sprawowanej nad nim kontroli. Jezeli pracodawca ma prawo kontrolowac nie tylko przedmiot i rezultat pracy, ale rowniez sposob jej wykonania, wtedy osoba najeta jest pracownikiem, a w przeciwnym razie jest uwazana za kontraktora.
Przyklad:
Najmujesz ogrodnika, ktory raz w tygodniu przyjezdza wlasnym samochodem z wlasnymi narzedziami, by kosic trawe, strzyc krzewy i dbac o kwiaty, gdy Ty jestes w pracy. Jest on kontraktorem. Jezeli natomiast ogrodnik zglasza sie o ustalonej godzinie, raz w tygodniu pracuje pod scislym Twoim nadzorem, korzystajac z Twoich narzedzi, wtedy staje sie Twoim pracownikiem.
Sprzataczka, ktora przybyla z agencji posrednictwa pracy, moze byc kontraktorem, jezeli to agencja jest jej pracodawca. Ale gdy agencja tylko skontaktowala Cie z pomoca domowa, a Ty ustalasz godziny, rodzaj pracy i sposob jej wykonania - jestes pracodawca.
Urzad Podatkowy wylicza 20 czynnikow, ktore odrozniaja pracownika od kontraktora. Wiecej informacji podaje Publikacja 937, Business Reporting, ktora mozna zamowic bezplatnie w Urzedzie Podatkowym, dzwoniac pod numer 800-TAX-FORM lub sciagnac z Internetu (www.irs.gov).
Numer pracodawcy
Pracodawca musi najpierw uzyskac wlasny numer identyfikacyjny pracodawcy: Employer"s ID Number, w skrocie EIN, zwany takze Taxpayer"s Identification Number.
Mozna go uzyskac na dwa sposoby:
Poprzez poslanie do IRS wypelnionego formularza SS-4, Application for Employer Identification Number.
Dzwoniac pod numer telefonu podany w instrukcjach do formularza SS-4. EIN otrzyma sie przez telefon, po czym nalezy wyslac wypelniony formularz SS-4 z przydzielonym numerem pod podany adres.
Podatki federalne
FICA . Jezeli pracodawca placi pracownikowi wiecej niz $1,200 w roku 2000, musi potracic z jego zarobkow podatki pracownika na Social Security i Medicare (FICA) i poslac je do IRS. Do tego musi tyle samo zaplacic z wlasnej kieszeni. Jezeli tego nie uczyni, moze zostac ukarany grzywna w wysokosci 100% podatku, ktory powinien byl poslac plus odsetki i kara za spoznienie.
Oto, jak przedstawia sie wysokosc podatku Social Security na rok 2001:
Podatek pracownika wynosi 7.65% (dokladnie: 6.2% na Social Security do $80,100 rocznie i 1.45% na Medicare w roku 2001 ).
Podatek pracodawcy: 7.65% wynagrodzenia.
FUTA - federalne ubezpieczenie od bezrobocia.
Jezeli placisz pracownikowi (pracownikom) wiecej niz $1,000 w kwartale, musisz oplacic ubezpieczenie od bezrobocia (FUTA tax). Wiekszosc pracodawcow oplaca ubezpieczenie federalne i stanowe. Stawka federalna wynosi 6.2% zarobkow od pierwszych $7,000 poborow w roku. Dostajesz kredyt za ubezpieczenie stanowe, zazwyczaj rowny 5.4%, co redukuje stawke podatku federalnego od bezrobocia do 0.8% poborow pracownika. Kredyt za ubezpieczenie stanowe nalezy sie pracodawcy dopiero wtedy, gdy zarowno federalne jak i stanowe ubezpieczenie od bezrobocia jest zaplacone na czas. Pracodawca placi FUTA z wlasnej kieszeni. Nie wolno mu obciazac tym kosztem pracownika.
Federalne podatki dochodowe.
Pracodawca nie jest zobowiazany do wstrzymywania podatkow dochodowych gosposi (federal income tax withholding) i odsylnia ich do Urzedu Podatkowego, ale moze to uczynic na jej zyczenie. Troche wiecej napiszemy o tym w drugiej czesci tego artykulu.
Wyjatki: Nie placi sie podatkow na Social Security i Medicare, jezeli pracownikami sa nastepujace osoby:
wspolmalzonek,
dziecko ponizej 21 lat,
ojciec lub matka (chyba ze opiekuje sie Twoim nieletnim lub niepelnosprawnym dzieckiem),
osoba, ktora nie ukonczyla 18 lat i jest uczniem albo ma inna pelnoetatowa prace.
Federalne skladki na ubezpieczenie od bezrobocia (federal unemployment tax) nie musza byc placone na wspolmalzonka, dziecko do 21 lat oraz ojca lub matke.
Raporty
Schedule H.Pracodawca rozlicza sie z podatkow (FICA, FUTA i ewentualnie wstrzymanych podatkow dochodowych pracownika) raz w roku na formularzu Schedule H i placi je wraz ze swoimi podatkami dochodowymi do 15 kwietnia nastepnego roku.
W-2
Do 31 stycznia nastepnego roku pracodawca musi sporzadzic druk W-2 i dostarczyc go pracownikowi, ktory zarobil wiecej niz $1,200 w roku. Na W-2 podaje sie laczne roczne zarobki za poprzedni rok kalendarzowy, odciagniete podatki Social Security, Medicare i dochodowe. Kopia A druku W-2 musi byc odeslana do urzedu Social Security.
W-3, Transmittal of Income and Tax Statements nalezy wypelnic i podac do urzedu Social Security wraz z kopia A druku W-2 w terminie do konca lutego.
Jak pracodawca placi podatki?
Jak bylo wspomniane powyzej, nalezne podatki pracownicze pracodawca placi raz w roku wraz ze swoimi podatkami dochodowymi (income taxes). Jednak jezeli zatrudnia gosposie na pelen wymiar czasu i placi jej sporo, to podatki te moga urosnac do znacznej kwoty, a Urzad Podatkowy wymierzy do tego kare za niedoplacenie podatkow (tax underpayment).
Pracodawca moze tego uniknac na dwa sposoby:
1. Zwiekszyc podatki potracane mu w jego pracy. W tym celu powinien on wypelnic jeszcze raz W-4 w swoim zakladzie pracy i odpowiednio zwiekszyc liczbe punktow zwanych withholding allowances. To spowoduje, ze przedsiebiorstwo bedzie mu potracalo wiecej pieniedzy na poczet podatkow z kazdej wyplaty. W ten sposob zaklad pracy pracodawcy bedzie odprowadzal na biezaco do skarbu panstwa podatki gosposi.
2. Drugim rozwiazaniem jest stanie przez pracodawce zaliczek podatkowych (estimated taxes)
Stanowe przepisy
Stanowe ubezpieczenie od bezrobocia. Przepisy dotyczace ubezpieczenia od bezrobocia w kazdym stanie sa inne. W Nowym Jorku placi sie podatek do $7,000, a podstawowa stawka wynosi 4.4% od zarobkow, czyli $308 rocznie od kazdego zatrudnionego pracownika. Jezeli pracodawca zwalnia pracownikow i korzystaja oni ze swiadczen dla bezrobotnych, stawka pracodawcy moze wzrosnac do 7.1 %. Jezeli personel pracodawcy nie sklada roszczen, stawka spada.
W New Jersey placi sie ubezpieczenie od bezrobocia do $17,200 rocznych poborow, a podstawowa stawka wynosi 1.7%. Wszelkie informacje o unemployment insurance mozna uzyskac w swoim stanowym Department of Labor. W Nowym Jorku jest to: NYS Department of Labor, Registration Subsection, State Office Building Campus, Albany, NY 12240-0339, tel. 518-457-4179, faks 518-485-8010.
Ubezpieczenie od wypadkow przy pracy i niepelnosprawnosci.
Stany nakazuja rowniez ubezpieczenie swoich pracownikow od wypadku przy pracy (Worker"s Compensation) i od niezdolnosci do pracy (disability benefits). Koszt tych ubezpieczen zalezy od wysokosci zarobkow pracownika, charakteru jego pracy i plci. Na przyklad disability benefits moze kosztowac dla pracownikow domowych kilkadziesiat centow za kazde $100 poborow. Worker"s Compensation jest drozsze i zalezy od klasyfikacji, czyli od ryzykownosci danego zawodu.
W Nowym Jorku zadzwon do The State Insurance Fund (199 Church Street, New York, NY 10007, tel. 212/322-9000, www.nysif.com) i popros o informacje o Worker"s Compensation i disability insurance dla pracownikow domowych (domestic workers). Dwa pakiety informacji zostana Ci przeslane do domu.
Na koniec
Zatrudnienie pracownika zgodnie z przepisami, pomimo uproszczen, jest klopotliwe i drogie. Na przyklad za gosposie, ktora zarabia $250 na tydzien, bedziesz musial zaptacic $994 za ubezpieczenie Social Security, $308 za ubezpieczenie od bezrobocia (w Stanie Nowy Jork), ok. $300 za Worker"s Compensation i disability insurance. W sumie koszt zatrudnienia gosposi wzrasta o $2,100 rocznie. A gdy dostaniesz bolu glowy od nadmiaru korespondencji, rachunkow, sprawozdan papierkowej roboty i zdecydujesz sie najac ksiegowego, ktory przejmie te obowiazki za Ciebie, koszt wzrosnie o dodatkowe kilkaset dolarow rocznie.
Wiecej informacji jest podanych w wymienionych ponizej broszurach, ktore mozna nabyc bezplatnie od:
Urzedu Podatkowego, tel. 800-TAX-FORM lub strona internetowa: www.irs.gov.
IRS Publication 15 (Circular E), Employer"s Tax Guide,
IRS Publication 926, Employment Taxes for Household Employees.
Witryna internetowa: Nanny Taxes, www. 4nannytaxes.com/freecalculator.htm, ma kalkulator podatkowy. Policzy naleznosc podatkowa dla roznych zarobkow i roznych miejsc zamieszkania.
Firma o nazwie Breed Love, www.breedlove-online.com/taxes.html, pokazuje uzyteczne tax worksheets.
Formalnosci, ktore powinni spelnic pracodawcy, ale rzadko to robia oraz powinnosci, ktore nie sa obowiazkowe.
Przed zatrudnieniem pomocy domowej
W Stanach Zjednoczonych nie wolno zatrudniac osob nie majacych legalnego statusu imigracyjnego i pozwolenia na prace. Prawo nie nakazuje sprawdzania statusu kontraktora, inaczej jest natomiast w przypadku zatrudniania pracownika.
Pracodawca jest zobowiazany do sprawdzenia, czy kandydat ma prawo do podjecia pracy w Stanach Zjednoczonych. Kazdy potencjalny pracownik musi wypelnic Form I-9 przed podjeciem pracy lub do 3 dni potem. Formularz mozna uzyskac droga pocztowa, dzwoniac do Urzedu Imigracyjnego, tel. 800-755 0777, albo sciagnac z Internetu:
(www..ins.usdoj.gov/graphics/ formsfee/forms/i-9.htm).
Jezeli kandydat nie ma prawa do pracy, nie wolno go zatrudnic. Tak jest w teorii, a w praktyce - wiemy sami.
Poczawszy od 7 listopada 1986 roku, gdy zostaly wprowadzone "sankcje pracodawcy", pracodawca musi sprawdzac dokumenty kazdego kandydata, nawet jezeli jest on Amerykaninem od pieciu pokolen i mowi bez cienia obcego akcentu. Dokumenty te maja potwierdzic tozsamosc kandydata i jego prawo do pracy.
Oto dokumenty potwierdzajace zarowno tozsamosc, jak i prawo do pracy:
amerykanski paszport,
certyfikat naturalizacji (certificate of naturalization),
certyfikat obywatelstwa (certificate of U.S. citizenship),
zielona karta (alien registration receipt card),
karta tymczasowego pobytu (resident alien card, INS form I S51 ).
Dokumentami, ktore potwierdzaja tozsamosc sa: prawo jazdy, legitymacja z innej pracy, dokument tozsamosci wydany przez wladze stanowe i inne.
Oto dokumenty, ktore potwierdzaja prawo do pracy:
karta Social Security,
upowaznienie do pracy wydane przez Urzad Imigracyjny (INS employment authorization),
upowaznienie do pracy dla tymczasowych rezydentow (INS employment authorization to temporary residents),
swiadectwo urodzenia (w przypadku Amerykanow) i inne. Jezeli pracownik zlozyl podanie o upowaznienie do pracy (work authorization), ale jeszcze go nie otrzymal, moze okazac pracodawcy tylko dowod ubiegania sie o upowaznienie i ma 21 dni na dostarczenie wlasciwego dokumentu.
Formularza I-9 nie trzeba nigdzie odsylac, jedynie zatrzymac go na wypadek ewentualnej kontroli przez 3 lata od daty najecia pracownika. Jezeli natomiast ktos swiadomie zatrudni nielegalnego imigranta, grozi mu kara do $2,000 za pierwsze wykroczenie.
Istnieja projekty wprowadzenia scentralizowanej bazy danych wszystkich osob upowaznionych do pracy w USA. Wtedy pracodawca sprawdzalby status kandydata po numerze Social Security. Dopoki plan ten nie zostanie zrealizowany, pracodawca spelnia wymagania prawa, sprawdzajac pobieznie dokumenty i nie ma obowiazku weryfikacji ich autentycznosci. Prze pracowany Urzad Imigracyjny rzadko sprawdza personalia pracownikow, a prawie nigdy nie interesuje sie pomocami domowymi.
Rejestracja nowych pracownikow
Personal Responsibility and Opportunity Reconciliation Act, ktory wszedl w zycie w sierpniu 1996 nakazal stanom, by wprowadzily w zycie program rejestracji nowych pracownikow (New Hire Reporting Program). Kazdy stan ustala swoje zasady, ale sa one podobne.
Oto przepisy wdrozone w stanie Nowy Jork od 1 pazdziernika 1997 roku.
Kazdy pracodawca musi zglosic do wladz stanowych nastepujace dane dotyczace kazdego nowo zatrudnionego pracownika:
imie i nazwisko, adres, numer Social Security,
nazwa zakladu pracy, jego adres,
numer identyfikacyjny pracodawcy (Emplo yer Identification Number).
Informacje moga byc podane na formularzu IRS Form W 4, Employee"s Withholding Allowance Certificate lub na innym druku opracowanym przez pracodawce i podane do wladz stanowych (New York State Department of Taxation and Finance, New Hire Notification Division) w przeciagu 20 dni od daty zatrudnienia. Inne stany maja podobne wymagania. W stanie Nowy Jork nowozatrudnieni pracownicy powinni byc zglaszani do New York State Department of Taxation and Finance, New Hire Notification, PO Box 1 S 119, Albany, NY 12212-5119, faks 518-438-3715.
Odciaganie podatkow
dochodowych gosposi
Pracodawca nie jest zobowiazany do wstrzymywania podatkow dochodowych gosposi (federal income tax withholding) i odsylania ich do Urzedu Podatkowego, ale moze to uczynic na jej zyczenie. Wtedy gosposia wypelnia najpierw formularz W 4, Employee"s Withholding Allowance Certificate, na ktorym deklaruje swoj podatkowy status by pracodawca wiedzial, ile podatkow potracac.
Advanced Earned Income Credit
Earned Income Credit (EIC)- to kredyt podatkowy. Nalezy sie on osobom samotnym, ktore mialy laczne zarobki (podlegajace i nie podlegajace opodatkowaniu) ponizej $10,200, malzenstwom z jednym dzieckiem z zarobkami do ok. $27,000 lub malzenstwom z dwojgiem dzieci o dochodzie nie przekraczajacym ok. $30,600. Co roku limity te sa nieco podnoszone.
Zarobki (earned income) - to wynagrodzenie za prace, w odroznieniu od dochodu otrzymanego w formie odsetek czy czynszow.
Podatnicy roszczacy Earned Income Credit musza wypelnic Schedule EIC.
Pracodawca moze, ale nie musi sie zgodzic, by uwzgledniac Advanced Earned Income Credit w wyplacie gosposi.
Formularze w skrocie
Oto w lista formularzy, jakie sa potrzebne pracodawcy chcacemu legalnie zatrudnic gosposie:
Form 19, by stwierdzic, czy pracownik ma prawo do pracy.
Form SS-4, Application for Employer Identification Number - do uzyskania numeru identyfikacyjnego pracodawcy.
Form W-4, Employee"s Withholding Allowance Certificate - jezeli pracodawca odciaga podatki dochodowe.
Form W-5 (Earned Income Credit Advance Payment Certificate) jezeli pracodawca wyplaca advanced payments z tytulu tego kredytu.
Schedule H, ktory pracodawca zalacza do swojego rozliczenia podatkowego i na ktorym wylicza nalezne podatki.
Form 1040 ES - do slania kwartalnych za liczek podatkowych, jezeli sa one potrzebne.
Formularze stanowe.
Zwazywszy liczbe obowiazkow, nic dziwnego, ze wielu pracodawcow woli zatrudnic gosposie nielegalnie i placic jej gotowka.
Artykul przedrukowano za zgoda Polskiego Poradnika "Sukces"
Adres: 255 Park Lane; Douglaston, NY 11363, tel. (718) 224-3492
