Noworoczne postanowienia

Nie tylko Amerykanie, ale wielu z nas ma użyteczny obyczaj ustanawiania noworocznych postanowień. Warto uczynić to samo.

Podstawą dobrej organizacji jest odpowiednia segregacja i eliminacja papierów. Jeżeli nie jesteśmy przez nie zalani i wiemy, gdzie je znaleźć, załatwimy swoje sprawy szybciej, nie przegapimy terminów i będziemy mieli lepszą kontrolę nad swoim życiem. Oto kilka krótkich wskazówek, jakie papiery powinniśmy trzymać i jak długo.

1. by udowodnić pewną opłatę czy transakcję,

2. by udokumentować wartość czy fakt posiadania pewnych przedmiotów majątkowych

3. i najczęściej - do celów podatkowych.

Dodać warto, że sporządzanie pewnych zestawień (np. lista kont bankowych lub profesjonalistów, z którymi współpracujemy), dopomoże rodzinie łatwiej przejąć prowadzenie spraw finansowych w razie naszej choroby lub śmierci.

Najważniejsze są dokumenty prawne (legal documents), które są dowodem na posiadanie pewnych przedmiotów majątkowych, oraz metryki urodzin.

• Dowody posiadania przedmiotów majątkowych: akty własności, dowody rejestracyjne itp.

• Kopie Beneficiary Designation Forms - druków, na których wyznaczyłeś beneficjentów swoich kont bankowych, funduszy powierniczych, kont emerytalnych, polis ubezpieczeniowych.

• Prawne dyspozycje: testament, upoważnienia (power of attorney), ostatnie dyspozycje dotyczące ochrony zdrowia (health care proxy albo living will), letters of instructions (nasze rozporządzenia dotyczące pochówku), dokumenty dotyczące trustów.

• Metryki urodzin, akty ślubu, dokumenty rozwodowe itp.

Prawne dokumenty powinny być trzymane w bezpiecznym miejscu, znanym innym członkom rodziny, by mieli do nich dostęp w razie potrzeby. Warto zrobić kopie i trzymać gdzie indziej.

Dokumenty podatkowe

Większość dokumentów musi być przechowywanych ze względów podatkowych. Na wypadek, gdyby Urząd Podatkowy zaprosił Cię na kontrolę, musisz mieć poświadczenie na wszystkie podatkowe ulgi i wysokości swoich zarobków. Teoretycznie, po trzech latach IRS nie ma prawa zajrzeć do Twoich rozliczeń, chyba że podejrzewa oszustwo, wtedy może sięgnąć wstecz bez ograniczeń. Tak więc odcinki czeków z pracy i inne załączniki można po trzech latach wyrzucić (zatrzymując same formularze podatkowe dla własnej wiadomości), ale ja trzymam rozliczenia podatkowe ze wszystkich lat z dokumentacją w oddzielnych teczkach. Nie zajmują dużo miejsca.

Jakie papiery należy przechowywać, wyjaśnia broszura Urzędu Podatkowego numer 552 pod tytułem "Recordkeeping for Individuals". Można ją otrzymać bezpłatnie, dzwoniąc pod numer telefonu: 800-829-3676, czyli 800-TAX-FORM.

Dokumenty związane z programami emerytalnymi powinny być przechowywane aż do czasu ich likwidacji, czyli czasami przez całe życie. Trzeba zatrzymać wszystkie roczne raporty i dokumenty związane z transferami, szczególnie dotyczące wpłat nie będących ulgą podatkową (non-deductible IRA), by nie płacić od nich podatku podwójnie. Przez tę pracę papierkową mała non-deductible IRA bywa nie warta fatygi.

Wielu imigrantów przechowuje z nabożeństwem niemal każdy skrawek papieru, jaki dostanie z banku. Niesłusznie.

Druczki potwierdzające wpłaty czy wypłaty (deposit, withdrawal slips) trzeba trzymać tak długo, aż transakcja ukaże się na miesięcznym raporcie (monthly statement). Gdy stwierdzimy, że pieniądze zostały wpłacone czy wybrane zgodnie z naszą instrukcją, druczki te można wyrzucić.

Nie ma potrzeby trzymania bankowych miesięcznych raportów dłużej niż rok, chyba że są potrzebne do podatkowych rozliczeń.

Zrealizowane czeki (cancelled checks), które mają implikacje podatkowe, trzymać trzeba trzy lata, gdyż tylko tyle wstecz Urząd Podatkowy może sprawdzić nasze rozliczenia.

Pewne dokumenty dotyczące domu (czy mieszkania własnościowego) powinny być trzymane całe życie.

Są to:

- tytuł i akt własności,

- umowa kupna-sprzedaży,

- umowa pożyczki hipotecznej.

Najczęściej przeoczane są przez nas rachunki za remonty domów (capital improvements), niezbędne do pomniejszenia zysków po sprzedaży domu (capital-gain taxes).

Należy przechowywać rachunki za kosztowne przedmioty, jak futra, biżuterię, sprzęt elektroniczny, meble, by w razie straty móc udowodnić ich wartość kompanii ubezpieczeniowej.

Raporty funduszy zbiorowych i maklerów pokazują wszystkie transakcje od początku roku. Dlatego też wystarczy zachować raport z końca grudnia. Należy natomiast zachować wszystkie potwierdzenia egzekucji transakcji kupna/sprzedaży papierów wartościowych (confirmation slips), raporty ukazujące reinwestowanie dywidend i wszystko to, co dokumentuje, ile zapłaciłeś za dane papiery wartościowe. Dokumenty te trzeba trzymać co najmniej trzy lata po ich sprzedaży i zadeklarowaniu kapitałowych zysków lub strat.

Warto prowadzić szczegółowy rejestr wpłat i wypłat z kont inwestycyjnych, by znać ich rentowność.

Trzymaj wszystkie polisy i dowody płatności. Zachowuj też wszelką dokumentację świadczącą o wartości ubezpieczanych przedmiotów majątkowych. Natomiast rachunki za polisy wyrzucaj gdy tylko Twoja płatność pojawi się na wyciągu. Pokwitowaniem zapłacenia składki jest Twój zrealiowany czek.

Zrób listę profesjonalistów, z którymi współpracujesz dla dobra Twojej rodziny, której być może przyjdzie kiedyś przejąć prowadzenie spraw finansowych. Załącz nazwiska i numery telefonów następujących osób:

• Prawnik, szczególnie jeśli trzymasz u niego swój testament, albo aktualnie prowadzi on jakieś Twoje sprawy prawne.

• Księgowy. Może on być potrzebny w przyszłości, by odtworzyć kopie rozliczeń podatkowych z minionych lat.

• Makler, u którego masz konto (brokerage account).

• Agent ubezpieczeniowy. Rodzina musi wiedzieć, do kogo zwrócić się w razie wypadku, pożaru czy też śmierci.

• Ktoś w dziale kadrowym zakładu pracy, gdzie pracujesz lub pracowałeś.

• Doradca finansowy.

Ich można pozbyć się najszybciej. Gdy zobaczymy na kolejnym rachunku wpłynięcie naszej płatności, możemy rachunek wyrzucić. Większość ludzi trzyma rachunki w nieskończoność. Niepotrzebnie. Z całą pewnością po roku można pozbyć się tej makulatury przy okazji noworocznych porządków. Pamiętajmy, że w razie potrzeby, nasza elektrownia, gazownia czy kompania telefoniczna może wydać raport z listą naszych płatności.

Jeżeli dom wynajmujesz i wszelkie domowe świadczenia wliczasz w koszt utrzymania domu, musisz rachunki przechowywać tak długo, jak wszystkie inne podatkowe dokumenty.

Nie ma potrzeby przechowywać ofert handlowych przychodzących wraz z oficjalną korespondencją. Gdy np. kompania telefoniczna śle z rachunkiem propozycję założenia numeru z serii 800 czy sprzedaży innej usługi - wyrzuć to natychmiast.

Nie jest potrzebna żadna korespondencja związana z prenumeratą czasopism. Twoim poświadczeniem opłaty jest zrealizowany czek.

Plagą naszych domów są wszelkiego rodzaju stare gazety i magazyny. Jak jej zaradzić? Raz na jakiś czas przejrzeć je, wyciąć interesujące artykuły i włożyć do odpowiedniej teczki, a resztę wyrzucić (na makulaturę, a nie do śmieci!).

Kup kilkanaście papierowych teczek i opatrz je tytułami: dom, ubezpieczenie na życie, gwarancje, bank, fundusz zbiorowy itd. Tam składaj wszystkie dokumenty, a raz na rok z okazji noworocznych czy wiosennych porządków, przejrzyj papiery i zatrzymaj tylko te najważniejsze.

Radzę zakup metalowej szafki na dokumenty - segregatora (file cabinet) z dwiema szufladami, takiej, jakie bywają w biurach. Segregatory bywają również zrobione z atrakcyjnego drewna. W szufladach wiesza się teczki opatrzone etykietami i w ten sposób wszystkie nasze papiery mają swoje miejsce i łatwo jest cokolwiek znaleźć.

Upewnij się, że Twoje ważne dokumenty są aktualne. Przejrzyj testament, po każdym ważnym wydarzeniu w rodzinie: rozwodzie, ślubie, narodzinach dziecka. Upewnij się, że formularz Beneficiary Designation Form wypełniony w banku wyraża Twoje aktualne życzenia -możesz je zmienić bez problemów w każdej chwili. Przejrzyj polisy ubezpieczeniowe, by upewnić się, że masz odpowiednią asekurację. Lista profesjonalistów powinna być uaktualniona. A gdy już uporządkujesz swoje dokumenty, wznieś toast za Nowy Rok. Przy dobrej organizacji przedmiotów i czasu będzie on z pewnością lepszy od minionego, czego życzy wszystkim czytelnikom.