Umieszczenie postanowień dotyczących arbitrażu i mediacji podczas pandemii.
W przypadku osób, jednostek, oraz firm zawierających umowy z jakimkolwiek ryzykiem niewywiązania się przez drugą stronę ze swoich zobowiązań, ważne może być uwzględnienie dobrze opracowanych postanowień („provisions”) dotyczących arbitrażu („arbitration”) lub mediacji („mediation”).
Obecne zaległości sądów stanowych w Illinois oraz w całym kraju są prawdopodobnie największe od wielu lat. W powiecie Cook („Cook County”), największym systemie sądowym na szczeblu powiatowym w Illinois, sprawy toczą się indywidualnie, przy czym niektóre przesłuchania dotyczące statusu spraw odbywają się teraz w formie wideokonferencji. W innych sprawach tego typu przesłuchania znajdują się na harmonogramie sadu dopiero z datami w zimie 2020 roku lub na wiosnę 2021 roku. Procesy przed ławnikami w sądzie w powiecie Cook nie są obecnie przewidziane wcześniej jak w roku 2021. Oznacza to, że jeśli osoba, jednostka lub firma próbuje odzyskać dług, zrekompensować szkody lub osiągnąć określone świadczenie za pomocą drogi sądowej, będzie musiała zająć swoje miejsce w tej coraz dłuższej kolejce.
Istnieje inna opcja, która poprzedza wybuch epidemii. Firmy arbitrażowe od pewnego czasu oferują alternatywne metody rozwiązywania sporów przez telefon lub wideokonferencje. Mediacja i arbitraż przebiegają podczas pandemii w szybszym tempie niż ich alternatywy w sądach stanowych. Wiele spraw w powiecie Cook doszło do zakończenia dzięki uczestnictwie w mediacji i arbitrażu w czasie, gdy uzyskanie wyroku w sądach stanowych było niemożliwe.
Według prawa federalnego, można się starać, aby orzeczenia arbitrażowe („arbitration awards”) były egzekwowane w sądzie; może to być bardziej skuteczny sposób zakończenia sprawy niż składanie całej sprawy do sądu. Prawidłowo sporządzone ugody („settlements”) zawarte w drodze mediacji są zazwyczaj podtrzymywane przez sądy właściwej jurysdykcji („jurisdiction”).
Chociaż często dołącza się postanowienie dotyczące arbitrażu lub mediacji w czasie wykonywania umowy, obowiązkowe („mandatory”) postanowienie dotyczące arbitrażu lub mediacji może zostać dodane do umowy w dowolnym momencie w trakcie trwania umowy. Aby zmienić istniejącą umowę tak, aby zawierała obowiązkowe postanowienie dotyczące arbitrażu lub mediacji, mogą być wymagane pewne dalsze negocjacje, ponieważ inne strony umowy muszą wyrazić zgodę na zmienioną („revised”) i zaktualizowaną („updated”) umowę. Umowa nie może być modyfikowana jednostronnie („unilaterally”). Nie musi istnieć spór, aby zmiana („revision”) lub aktualizacja („update”) umowy miała miejsce. Strony umowy mogą po prostu uznać, że chociaż obecnie nie ma sporu, gdyby miał spór powstać, jego rozwiązanie mogłoby zająć lata w dzisiejszych przeciągających się procesach sądowych, a zatem arbitraż lub mediacja mogłyby być bardziej skuteczną oraz bardziej rozsądną opcją dla wszystkich zaangażowanych stron. Aby dążyć do szybszego rozstrzygania wszelkich potencjalnych sporów, strony mogą, zatem proaktywnie zmieniać swoje istniejące umowy, aby uwzględnić postanowienia dotyczące arbitrażu lub mediacji. Nawet, jeśli istniejąca umowa nigdy nie zostanie zmieniona w celu uwzględnienia obowiązkowego postanowienia dotyczącego arbitrażu lub mediacji, spór może nadal podlegać arbitrażowi lub mediacji, o ile wszystkie strony wyrażą na to zgodę.
Należy odpowiednio sporządzić („draft”) i włączyć („incorporate”) postanowienia dotyczące arbitrażu lub mediacji do umów. Brak określenia pewnych warunków („conditions”) lub toku („proces”) może unieważnić postanowienia dotyczące arbitrażu lub mediacji. Jako przykład: w Illinois firma lub osoba zajmująca się naprawą i przebudową domu mieszkalnego musi pozwolić właścicielowi domu na wyraźne potwierdzenie i wyrażenie zgody na postanowienie arbitrażowe („arbitration provision”) na piśmie; nie wystarczy wzmianka wraz z innymi wymaganiami tuż przed linią na podpis właściciela domu.
Strony umowy powinny określić w postanowieniu dotyczącym arbitrażu lub mediacji swoją zgodę na osobiste, wirtualne lub hybrydowe przesłuchania, a także powinny określić uzgodnioną ‘lokalizację’ arbitrażu lub mediacji lub środki oraz metody prowadzenia arbitrażu lub mediacji, w zależności od przypadku.
Istnieją dodatkowe ważne kwestie, do których strony mogą się odnieść przed przesłuchaniem, dotyczące szczegółów przeprowadzenia przesłuchania hybrydowego lub wirtualnego. Na przykład strony mogą dojść do porozumienia a propos tego, jak świadkowie będą składać swoje wirtualne zeznania, oraz w jaki sposób eksponaty („exhibits”) będą wprowadzane i wykorzystywane podczas przesłuchania.
Na koniec należy wziąć pod uwagę, że postanowienia dotyczące arbitrażu lub mediacji mogą nie być optymalne w przypadku każdej umowy lub w przypadku każdego sporu.
Powyższe informacje nie powinny być traktowane jako porady prawne w jakiejkolwiek istniejącej sprawie, oraz nie powinny być traktowane jako tworzenie formalnej relacji adwokat-klient.
Katarzyna Brukało
Brukalo Law, P.C.
Tel. 312-450-3630
www.BrukaloLaw.com
www.Facebook.com/BrukaloLaw
Dwie lokalizacje – Chicago (Downtown) i Park Ridge
