Przeprowadzając się za granicę musimy pamiętać o tym, że wiele zdarzeń życiowych, takich jak narodziny dziecka, ślub, rozwód czy zgon, mają miejsce w innym kraju. Tym samym potwierdzone są one dokumentami obcego państwa.
W codziennym życiu poza granicami kraju powyższa okoliczność nie stanowi dla nas jakiegokolwiek problemu. Jednakże po powrocie do Polski nierzadko stajemy przed koniecznością ubiegania się o nowy dowód osobisty, paszport albo o potwierdzenie polskiego obywatelstwa lub nadanie numeru PESEL dla dziecka urodzonego poza granicami kraju.
W dzisiejszym artykule odpowiemy na pytanie, jakich formalności należy dopełnić przed polskimi urzędami, aby zarejestrować zagraniczne dokumenty potwierdzające takie wydarzenia życiowe jak narodziny dziecka, ślub, rozwód czy zgon.
Sporządzone za granicą dokumenty, które potwierdzają wymienione wyżej okoliczności, nie są automatycznie rejestrowane w księgach aktów stanu cywilnego w Polsce. Tym samym, dopóki nie złożymy stosownego wniosku o zarejestrowanie zagranicznego dokumentu potwierdzającego zawarcie ślubu lub urodzenie dziecka, nasze dane w polskich aktach stanu cywilnego w tym zakresie nie ulegną zmianie. Przykładowo, jeżeli Polka zawarła związek małżeński poza granicami Polski z obywatelem innego państwa oraz przyjęła nazwisko męża, w polskich aktach stanu cywilnego do czasu złożenia właściwego wniosku, nadal będzie figurowała jako panna z dotychczasowym panieńskim nazwiskiem. Analogiczna sytuacja nastąpi w przypadku urodzenia dziecka za granicą. Fakt ten zostanie odnotowany w Polsce dopiero po złożeniu odpowiedniego wniosku o zarejestrowanie zagranicznego aktu urodzenia dziecka.
Zarejestrowanie w Polsce zagranicznego dokumentu potwierdzającego zawarcie ślubu umożliwi małżonkom wspólne rozliczenie podatku dochodowego przed polskim urzędem skarbowym z tytułu wynagrodzenia za pracę wykonaną w Polsce. W przypadku przeniesienia ośrodka życiowego do Polski oraz wykonywania w kraju pracy zarobkowej, małżonkom będzie przysługiwało preferencyjne opodatkowanie uzyskanych dochodów.
Polskie akty stanu cywilnego będą nam również potrzebne w przypadku konieczności wyrobienia nowych polskich dokumentów. Taka sytuacja nastąpi w przypadku konieczności wyrobienia nowego polskiego paszportu. Jeżeli w dotychczasowym dokumencie wpisane było nieaktualne panieńskie nazwisko, to w pierwszej kolejności zmuszeni będziemy do zarejestrowania w Polsce aktu małżeństwa zawartego za granicą. Dopiero kolejnym krokiem będzie złożenie wniosku o wydanie nowego paszportu. Analogicznie w przypadku konieczności wyrobienia polskiego paszportu dziecku urodzonemu za granicą, w pierwszej kolejności powinniśmy zarejestrować w Polsce jego akt urodzenia.
Należy podkreślić, że posiadanie ważnego polskiego dokumentu tożsamości oraz numeru PESEL jest niezwykle istotne przy podróżowaniu po terenie Unii Europejskiej, jak również przy ewentualnym podjęciu leczenia lub edukacji na terenie Europy.
W jaki sposób zarejestrować w Polsce akt stanu cywilnego potwierdzający zdarzenie, które miało miejsce za granicą? Należy złożyć osobiście lub za pośrednictwem pełnomocnika odpowiedni wniosek bezpośrednio do Urzędu Stanu Cywilnego w Polsce. Urząd powinien wydać decyzję w terminie 30 dni od daty złożenia wniosku. Do dokonania tych czynności można ustanowić w Polsce pełnomocnika, udzielając mu pisemnego pełnomocnictwa, bez konieczności uzyskiwania klauzuli apostille.
Istnieje również możliwość złożenia wniosku do konsulatu RP, jednak z uwagi na konieczność przesyłania dokumentacji pomiędzy państwami, jest to droga zdecydowanie bardziej czasochłonna niż złożenie wniosku bezpośrednio w Urzędzie Stanu Cywilnego w Polsce.
Przewagą przeprowadzenia wskazanej procedury bezpośrednio w Polsce jest również możliwość natychmiastowego uzupełnienia wniosku o dodatkowe niezbędne informacje lub skorygowania ewentualnego błędu, jak chociażby dotyczącego polskiej transkrypcji zagranicznego nazwiska.
Po zarejestrowaniu dziecka urodzonego za granicą osoba, która złożyła wniosek, otrzymuje tylko odpis aktu urodzenia. W przeciwieństwie do dzieci urodzonych w Polsce, te, które przyszły na świat za granicą, nie dostają numeru PESEL. Zostanie im on nadany wraz z polskim dowodem osobistym albo paszportem. Można złożyć również oddzielny wniosek o nadanie dziecku numeru PESEL.
Numer PESEL jest obecnie jedynym niezmiennym identyfikatorem obywatela Polski. Z tego też powodu numer PESEL jest powszechnie używany w kontaktach z różnymi instytucjami w Polsce oraz w obiegu prawnym. Numer PESEL jest niezbędny do dokonania następujących czynności:
- załatwienia wszelkich spraw urzędowych w Polsce np. kwestii spadkowych czy sądowych,
- rozpoczęcia pracy w Polsce na podstawie umowy o pracę,
- skorzystania z usług finansowych np. założenie konta bankowego, wzięcie kredytu,
- skorzystania z opieki medycznej – w celu zweryfikowania czy osoba posiada ubezpieczenie.
Reasumując, rejestracja zagranicznego aktu stanu cywilnego jest obowiązkowa, jeżeli obywatel polski, którego dotyczy zagraniczny dokument stanu cywilnego, ubiega się o polski dokument tożsamości lub nadanie numeru PESEL. Stosowny wniosek w tym zakresie może zostać złożony przez ustanowionego w tym celu pełnomocnika – w takim przypadku nasza osobista wizyta w urzędzie nie będzie konieczna.
Serdecznie zapraszam do kontaktu.
Adwokat Wojciech Strojek
Auris Kancelaria
ul. Krucza 16/22 lok. 7
00-526 Warszawa
tel.: +48 697 945 877
e-mail: Ten adres pocztowy jest chroniony przed spamowaniem. Aby go zobaczyć, konieczne jest włączenie w przeglądarce obsługi JavaScript.
www.auriskancelaria.pl
