Czy instytucja publiczna ma obowiązek umożliwić publiczności przemawianie na otwartym zebraniu?
Ustawa otwartych spotkań („Open Meetings Act”) wymaga, aby instytucje publiczne dawały członkom społeczeństwa możliwość wypowiedzenia się na publicznym zebraniu. Instytucje publiczne mogą ograniczać czas, w którym społeczeństwo może się wypowiadać.
Czy członek społeczeństwa może nagrać otwarte zebranie?
Tak. Każdy członek społeczeństwa może nagrać zebranie. Rozsądne ograniczenia są dozwolone.
Czy instytucja publiczna jest zobowiązana do sporządzania protokołów („minutes”) ze swoich otwartych zebrań?
Tak. Protokół musi zawierać:
- datę, godzinę i miejsce zebrania;
- listę członków obecnych i nieobecnych na zebraniu oraz informację, czy uczestniczyli osobiście, telefonicznie czy poprzez wideo;
- podsumowanie dyskusji na temat wszystkich spraw zaproponowanych, obradowanych lub decyzji podjętych; oraz,
- zapis wszystkich głosów.
Należy zauważyć, że wydziały pomocnicze instytucji publicznych (takie jak komitety - „committees” i podkomitety - „sub-committees”) są również zobowiązane do sporządzania protokołów ze swoich spotkań.
Instytucja publiczna musi udostępnić protokoły z zebrania do wglądu publicznego i opublikować je na swojej stronie internetowej (jeśli taka istnieje) w ciągu siedmiu dni kalendarzowych od zatwierdzenia („approval”) protokołu przez instytucję publiczną. Zazwyczaj protokoły są zatwierdzane („approved”) na następnym posiedzeniu zarządu.
Kiedy zebranie może być zamknięte?
Według ustawy otwartych spotkań instytucja publiczna może zamknąć zebranie publiczne tylko wtedy, gdy należy wziąć pod uwagę na przykład następujące tematy (to nie jest wyczerpująca lista):
- zatrudnienie, odszkodowanie, dyscyplina lub zwolnienie określonego pracownika lub radcy prawnego instytucji publicznej;
- zbiorowe negocjacje lub obrady dotyczące harmonogramów wynagrodzeń dla jednej lub więcej klas pracowników;
- dyscyplina lub usunięcie osoby zajmującej stanowisko publiczne lub wyznaczenie osoby do objecia stanowiska publicznego które jest w danym czasie wolne;
- zakup lub dzierżawa nieruchomości przez instytucję publiczną;
- ustalenie ceny sprzedaży lub dzierżawy nieruchomości będącej własnością instytucji publicznej;
- sprzedaż lub zakup papierów wartościowych, inwestycji lub kontraktów inwestycyjnych;
- procedury bezpieczeństwa;
- umieszczenie poszczególnych uczniów w specjalnych programach edukacyjnych;
- toczące się lub prawdopodobne postępowanie sądowe przeciwko instytucji publicznej, mające wpływ na instytucję publiczną lub założone w imieniu instytucji publicznej;
- pojednanie roszczeń dotyczących dyskryminacji w sprzedaży lub wynajmie mieszkań;
- trwające, wcześniejsze lub przyszłe dochodzenia karne, gdy są omawiane przez instytucje publiczne mające obowiązki śledcze w sprawach karnych;
- etyka zawodowa lub wyniki pracy, o których dyskutuje wydział doradczy agencji licencyjnej lub regulacyjnej;
- dyskusje dotyczące samooceny, praktyk lub etyki zawodowej z przedstawicielami stowarzyszeń stanowych;
- rekrutacja, poświadczenie, dyscyplina lub formalna wzajemna ocena lekarzy lub innych pracowników służby zdrowia w szpitalu lub innym ośrodku opieki zdrowotnej;
- omówienie protokołu zebrania, które zgodnie z prawem zostało zamknięte w ramach ustawy otwartych spotkań;
- spotkania zespołu placówki opieki zdrowotnej z rezydentem w sprawie napaści seksualnej;
- dyskusje z udziałem wewnętrznych lub zewnętrznych audytorów („auditors”) i rządowych komitetów audytu, komitetów finansowych i ich odpowiedników, gdy dyskusja dotyczy słabości kontroli wewnętrznej, identyfikacji potencjalnych obszarów ryzyka nadużyć finansowych, znanych lub podejrzewanych nadużyć finansowych oraz wywiadów dotyczących przeprowadzanych oszustw („fraud”) oraz,
- korespondencja i zapisy, które nie mogą być ujawnione zgodnie ze stanowym kodeksem pomocy publicznej („Illinois Public Aid Code”), lub które dotyczą odwołań zgodnie ze stanowym kodeksem pomocy publicznej.
Instytucja publiczna może zamknąć zebranie publicznie tylko wtedy, gdy jego członkowie omawiają temat wymieniony w sekcji 2(c) ustawy otwartch spotkań.
W jaki sposób instytucja publiczna zamyka publiczne zebranie?
Jeśli instytucja publiczna chce przeprowadzić sesję zamkniętą, musi najpierw spotkać się na otwartym zebraniu, a następnie głosować, aby zamknąć posiedzenie - potrzebna jest większość głosów obecnego kworum.
Kto może uczestniczyć w zamkniętej sesji?
W zamknietym zebraniu intytucji publicznej mogą uczestniczyć tylko członkowie instytucji publicznej i inni, którzy są bezpośrednio zaangażowani w sprawę, która jest podstawą zamkniętego spotkania. Na przykład świadkowie składający zeznania dotyczące skargi przeciwko pracownikowi mogą uczestniczyć w posiedzeniu, które jest zamknięte w celu omówienia dyscypliny pracownika.
Czy instytucja publiczna może podjąć wiążące decyzje na sesji zamkniętej?
Nie. Instytucja publiczna nie może podjąć żadnych ostatecznych decyzji lub działań w sesji zamkniętej.
W jaki sposob musi instytucja publiczna rejestrować zamknięte zebranie?
Instytucja publiczna musi sporządzić dosłowny zapis audio lub wideo każdej zamkniętej sesji i musi sporządzić protokół z zebrania. Co sześć miesięcy instytucja publiczna musi spotkać się, aby przejrzeć protokoły wszystkich zamkniętych sesji oraz ustalić, czy protokoły z tych zamkniętych sesji muszą pozostać poufne („confidential”). Jeżeli instytucja publiczna stwierdzi, że nie jest już konieczne zachowanie poufności protokołu („confidentiality of the minutes”), musi udostępnić ten protokół społeczeństwu.
Katarzyna Brukało
Brukalo Law, P.C.
Tel. 312-450-3630
E-mail: Ten adres pocztowy jest chroniony przed spamowaniem. Aby go zobaczyć, konieczne jest włączenie w przeglądarce obsługi JavaScript.
www.BrukaloLaw.com
Dwie lokalizacje – Chicago (Downtown) i Park Ridge
